Важен ли для успешного управления проектами Управляющий комитет?

Для успешной реализации проекта необходим орган, который будет полностью контролировать процесс выполнения поставленных на каждом этапе задач и принимать важные для конечного результата решения. Этот орган называется Управляющим комитетом. Комитет, его еще называют Советом, инициирует запуск проекта и перехода от одного этапа к другому на основе подробного анализа данных, предоставленных руководителем проекта. К другим полномочиям Комитета относится возможность преждевременного закрытия проекта или принятие решении о его окончании (в случае успешной реализации). Кроме того, участники Управляющего Комитета помогают в тех случаях, когда возложенные на куратора проекта полномочия не могут помочь ему в решении возникший сложностей.

В каждой компании, где существует данная структура, ежегодно на собрания Комитета тратится огромное количество времени, где свое время проводят ключевые фигуры компании. Поэтому руководителю такой компании необходимо проанализировать необходимость существования Управляющего Совета.

Чтобы решить, нужен ли Управляющий Комитет или нет, важно найти ответы на несколько вопросов:

• Проанализировать масштабность проекта относительно численности штата, объемов выпускаемой продукции и прочих параметров, которые описывают глобальность деятельности компании.
• Оценить сложность проекта относительно реализованных ранее или находящихся на стадии реализации.
• Выяснить, насколько новый проект считается рискованным по сравнению с другими.

В случае, если утвердительный ответ был получен, как минимум на два любых вопроса, то в 90% случаев компании необходим Управляющий Комитет; если на один – заменой Совету станет опытный в области проектного управления руководитель (куратор); с ним могут проводить консультативные работы эксперты области, топ-менеджеры, сотрудники консалтинговых компаний и др.

Что необходимо, чтобы Управляющий Комитет работал эффективнее?

Прежде всего надо запомнить, что на собрания Комитета должно тратится, как можно меньше рабочего времени. Это обосновывается тем, что стоимость часа сотрудников, являющихся членами Управляющего Комитета, может достигать астрономических сумм, так как в своем большинстве это руководители подразделений, менеджеры высшего звена и другие ключевые фигуры компании. Снижая время проведения совещания, вы уменьшаете издержки.

Специалисты выделяют ряд рекомендации, исполнение которых повысит эффективность деятельности Управляющего Комитета:

• Каждый участник Комитета должен четко осознавать свою роль в его работе; для этого прописываются возложенные на сотрудника полномочия, описывается круг задач, который он должен решать. Давать членство в Совете сотруднику из-за его высокой должности – ошибка.
• Разработать каналы, по которым будет происходить обмен информации между Управляющими Комитетом и заказчиком. Цель Комитета – получить от реализации проекта как можно больше выгод, а это возможно только при эффективном общении с заинтересованными сторонами.
• Собрание должно проходить, только если намечается решение ключевых вопросов. Периодичность (ежедневно, еженедельно и т.д.) только увеличит издержки. Все текущие вопросы можно решать, используя стандартные для каждой компании средства связи.
• Обмен информацией между членами Совета должен быть оперативным и актуальным. Перед каждым совещанием участникам необходимо доступными средствами коммуникации изложить основные моменты, которые будут разбираться на ближайшей встрече.
• В случае, когда один или несколько участников имеют дополнительные вопросы относительно повестки дня собрания, то такие вопросы должны быть переадресованы руководителю проекта или главе Комитета, чтобы те дали исчерпывающую информацию по заданным вопросам.
• Каждая встреча должна быть запротоколирована, подведены итоги. Важно вести точный хронометраж каждого собрания.

Для улучшения результатов работы Управляющего Комитета зачастую приходится выполнять ряд подготовительных мероприятий. Некоторые из участников могут нуждаться в повышение определенных навыков, например, навыка деловых переговоров и пр. Следует провести ознакомление всех участников с целями Комитета, рассказать о его важности в роли каждого реализуемого компанией проекта. Необходима сильная мотивация.

Достичь максимального эффекта от деятельности Комитета можно создав прозрачность Управляющего Комитета, разработав систему мониторинга ресурсов, контроля за выполнением каждого проекта. Без актуальных данных Комитет не сможет принимать верные решения.

Методы, описанные в данном материале, не привносят в работу Управляющих Комитетов революционных идей, однако на практике множество компаний сталкиваются с невозможностью наладить его эффективную работу, отчего страдает реализация проектов.