Определение проекта. Часть 1. Объем
Определение объема проекта (Project Scope Definition) — это ключевой этап управления проектом, включающий определение всех работ и результатов, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта. Четкое определение объема помогает избежать недоразумений, обеспечить выполнение задач в рамках установленных сроков и бюджета, а также удовлетворить требования заказчика или конечного потребителя.
Основные элементы определения объема проекта
1. Определение конечного результата проекта
Определение конечного результата проекта включает четкое описание того, что будет создано или предоставлено по завершении проекта. Это может быть новый товар, услуга, система, процесс или любая другая форма результата.
- Продукт или услуга: Конечный результат проекта может быть материальным (новый продукт) или нематериальным (услуга).
- Спецификации и требования: Описание характеристик и параметров конечного продукта или услуги.
2. Идентификация требований и ожиданий заказчика
Для определения объема проекта важно понять и документировать требования и ожидания заказчика или конечного потребителя.
- Требования заказчика: Конкретные потребности и пожелания, которые должны быть учтены при выполнении проекта.
- Ожидания конечного потребителя: Понимание того, какие результаты и качества ожидаются от конечного продукта или услуги.
3. Определение задач и работ
Четкое описание задач и работ, которые необходимо выполнить для достижения конечного результата проекта. Это включает:
- Разбиение работ (WBS): Создание иерархической структуры работ, которая разбивает проект на более мелкие и управляемые компоненты.
- Определение задач: Описание конкретных задач и мероприятий, которые должны быть выполнены в рамках проекта.
- Назначение ответственности: Определение ответственных за выполнение каждой задачи и этапа проекта.
4. Установление границ проекта
Определение границ проекта помогает четко разграничить, что включено в проект, а что исключено.
- Включенные работы: Описание всех задач и работ, которые будут выполнены в рамках проекта.
- Исключенные работы: Определение задач и работ, которые не входят в проект.
5. Создание плана управления объемом
План управления объемом описывает, как будет определяться, проверяться и контролироваться объем проекта на всех этапах его выполнения.
- Процессы определения объема: Описание методов и инструментов, которые будут использоваться для определения объема.
- Процессы проверки объема: Описание процедур проверки и утверждения выполненных работ.
- Процессы контроля объема: Описание процессов мониторинга и управления изменениями объема.
Важность определения объема проекта
Четкое определение объема проекта имеет несколько важных преимуществ:
- Улучшение планирования и контроля: Четкое описание объема помогает лучше планировать ресурсы, время и бюджет проекта.
- Минимизация рисков: Определение объема помогает выявить потенциальные риски и разработать стратегии для их минимизации.
- Удовлетворение требований заказчика: Понимание и документирование требований заказчика помогает обеспечить удовлетворение их ожиданий.
- Избежание недоразумений: Четкое определение объема помогает избежать недоразумений и конфликтов между участниками проекта.
- Эффективное управление изменениями: Четкое определение объема облегчает управление изменениями и контроль за их влиянием на проект.
Этапы определения объема проекта
1. Сбор требований
Первым шагом является сбор требований от всех заинтересованных сторон. Это может включать интервью, опросы, семинары и анализ документов.
- Интервью и опросы: Проведение интервью и опросов с заказчиками, пользователями и другими заинтересованными сторонами.
- Анализ документов: Изучение существующих документов и материалов для выявления требований и ожиданий.
2. Создание иерархической структуры работ (WBS)
Создание WBS включает разбиение проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Это помогает четко определить все работы, которые необходимо выполнить.
- Разбиение на этапы: Разделение проекта на крупные этапы и подэтапы.
- Декомпозиция задач: Разбиение этапов на конкретные задачи и мероприятия.
3. Определение границ проекта
Определение границ проекта включает описание всех включенных и исключенных работ. Это помогает четко разграничить объем проекта и избежать неопределенностей.
- Документирование включенных работ: Описание всех задач и работ, которые будут выполнены в рамках проекта.
- Документирование исключенных работ: Описание задач и работ, которые не входят в проект.
4. Создание плана управления объемом
План управления объемом описывает процессы определения, проверки и контроля объема проекта. Это помогает обеспечить, что объем проекта будет определен, проверен и контролируем на всех этапах его выполнения.
- Процессы определения объема: Описание методов и инструментов, которые будут использоваться для определения объема.
- Процессы проверки объема: Описание процедур проверки и утверждения выполненных работ.
- Процессы контроля объема: Описание процессов мониторинга и управления изменениями объема.
5. Утверждение объема проекта
После создания всех необходимых документов и планов объем проекта должен быть утвержден заказчиком и другими заинтересованными сторонами. Это помогает обеспечить согласованность и поддержку всех участников проекта.
- Обсуждение и согласование: Проведение обсуждений и согласований с заказчиком и заинтересованными сторонами.
- Формальное утверждение: Получение формального утверждения объема проекта.
Пример определения объема проекта
Пример: Проект разработки нового веб-приложения
- Определение конечного результата проекта: Создание нового веб-приложения для управления проектами, включающего функциональность для планирования, контроля и отчетности.
- Идентификация требований заказчика: Заказчик требует удобный интерфейс, возможность интеграции с другими системами и мобильную версию приложения.
- Определение задач и работ: Создание иерархической структуры работ (WBS), включающей этапы разработки, тестирования и внедрения.
- Установление границ проекта: Включенные работы — разработка, тестирование и внедрение веб-приложения; исключенные работы — поддержка и обслуживание после внедрения.
- Создание плана управления объемом: Определение процессов для определения, проверки и контроля объема проекта, включая регулярные проверки и обновления плана.
Заключение
Определение объема проекта является ключевым этапом управления проектом, который помогает четко определить все работы и результаты, необходимые для достижения целей проекта. Это включает сбор требований, создание иерархической структуры работ, определение границ проекта и создание плана управления объемом. Четкое определение объема проекта помогает улучшить планирование и контроль, минимизировать риски, удовлетворить требования заказчика и избежать недоразумений. Применение современных методов и инструментов управления проектами помогает обеспечить успешное выполнение проекта и достижение его целей.
Источники
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (6th ed.). Project Management Institute.
Kerzner, H. (2017). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling (12th ed.). Wiley.
Archibald, R. D. (2003). Managing High-Technology Programs and Projects. Wiley.