Контроль над проектом. Как контролировать проекты

Контроль над проектом представляет собой процесс мониторинга и управления выполнением проекта для обеспечения его завершения в рамках установленных сроков, бюджета и качественных параметров. Эффективный контроль позволяет своевременно выявлять отклонения от плана, принимать корректирующие действия и обеспечивать успешное достижение целей проекта.

Основные этапы контроля над проектом

1. Инициация контроля

Инициация контроля начинается с разработки плана управления проектом, который включает все необходимые элементы для мониторинга и контроля. На этом этапе необходимо:

Определить ключевые показатели эффективности (KPI): Установить метрики для оценки выполнения задач проекта.
Разработать график контроля: Определить частоту и методы мониторинга выполнения задач.
Назначить ответственных за контроль: Установить роли и обязанности членов команды по контролю за выполнением проекта.

2. Мониторинг выполнения задач

Постоянный мониторинг выполнения задач позволяет своевременно выявлять отклонения от плана и принимать корректирующие действия. Основные методы мониторинга включают:

Ежедневные или еженедельные встречи: Регулярные встречи команды для обсуждения прогресса и выявления проблем.
Использование программного обеспечения для управления проектами: Применение инструментов, таких как Microsoft Project, Trello, Asana, Jira и других для отслеживания статуса задач и ресурсов.
Анализ данных: Сбор и анализ данных о выполнении задач, включая время, затраты и качество.

3. Сравнение фактических показателей с плановыми

Сравнение фактических показателей выполнения проекта с плановыми помогает выявить отклонения и определить причины этих отклонений. Для этого используется:

Диаграммы Ганта: Визуализация графика выполнения задач и выявление отклонений от плана.
Контрольные графики: Сравнение фактических затрат времени и ресурсов с плановыми.
Оценка производительности: Использование индексов производительности, таких как SPI (Schedule Performance Index) и CPI (Cost Performance Index).

4. Управление изменениями

Управление изменениями включает в себя обработку и утверждение изменений в проекте для минимизации их негативного воздействия. Основные шаги включают:

Идентификация изменений: Выявление необходимости изменений в проекте.
Оценка изменений: Оценка влияния изменений на сроки, бюджет и качество проекта.
Утверждение изменений: Получение согласования и утверждения изменений от заинтересованных сторон.
Внесение изменений в план проекта: Обновление плана проекта с учетом утвержденных изменений.

5. Отчетность и коммуникация

Регулярная отчетность и коммуникация помогают информировать всех заинтересованных сторон о текущем состоянии проекта и принятых мерах по контролю. Основные методы включают:

Статусные отчеты: Регулярные отчеты о прогрессе выполнения задач, выявленных проблемах и принятых корректирующих действиях.
Собрания по контролю: Проведение регулярных собраний для обсуждения текущего состояния проекта и планирования дальнейших действий.
Визуальные инструменты: Использование диаграмм, графиков и дашбордов для визуализации данных о выполнении проекта.

6. Завершение контроля

Завершение контроля включает оценку выполнения проекта и документирование полученного опыта. Основные шаги включают:

Оценка выполнения проекта: Анализ достижения целей проекта, оценка производительности и выявление ключевых факторов успеха и неудач.
Документирование уроков: Фиксация полученного опыта и рекомендаций для будущих проектов.
Закрытие проекта: Формальное завершение проекта и передача его результатов заказчику или пользователям.

Основные инструменты контроля над проектом

1. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта представляет собой визуальный инструмент для отображения графика выполнения задач проекта. Она помогает контролировать сроки выполнения задач, выявлять отклонения и планировать ресурсы.

2. Критический путь

Метод критического пути (Critical Path Method, CPM) используется для определения последовательности задач, которые определяют минимальное время выполнения проекта. Контроль критического пути помогает выявить критические задачи и минимизировать задержки.

3. Контрольные точки

Контрольные точки (milestones) — это ключевые события или этапы проекта, которые служат ориентирами для оценки прогресса. Контроль выполнения контрольных точек помогает отслеживать выполнение основных этапов проекта.

4. Система управления изменениями

Система управления изменениями включает процедуры и инструменты для обработки и утверждения изменений в проекте. Это помогает минимизировать негативное воздействие изменений и обеспечить согласованность действий.

5. Программное обеспечение для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Trello, Asana, Jira и другие, предоставляет инструменты для планирования, мониторинга и контроля выполнения задач, ресурсов и затрат.

6. Индексы производительности

Индексы производительности, такие как SPI (Schedule Performance Index) и CPI (Cost Performance Index), используются для оценки эффективности выполнения задач и контроля затрат. Эти индексы помогают выявить отклонения и принять корректирующие действия.

Примеры контроля над проектом

Пример 1: Строительный проект

В строительном проекте использовались диаграммы Ганта и контрольные графики для отслеживания выполнения задач. Регулярные встречи команды и использование программного обеспечения для управления проектами помогали своевременно выявлять отклонения и принимать корректирующие действия. Система управления изменениями обеспечивала согласование всех изменений и минимизацию их влияния на проект.

Пример 2: IT-проект

В IT-проекте использовался метод критического пути для определения ключевых задач и минимизации задержек. Применение индексов производительности SPI и CPI помогало контролировать выполнение задач и затраты. Регулярные отчетности и визуализация данных с помощью дашбордов обеспечивали прозрачность и информирование всех заинтересованных сторон.

Заключение

Эффективный контроль над проектом является ключевым фактором успешного завершения проекта в рамках установленных сроков, бюджета и качественных параметров. Основные этапы контроля включают инициацию контроля, мониторинг выполнения задач, сравнение фактических показателей с плановыми, управление изменениями, отчетность и коммуникацию, а также завершение контроля. Применение различных инструментов контроля, таких как диаграммы Ганта, метод критического пути, контрольные точки, система управления изменениями, программное обеспечение для управления проектами и индексы производительности, помогает обеспечить успешное выполнение проекта и достижение его целей.