Офис управления проектами
Офис управления проектами, сокращенно ОУП, является группой или одним из подразделений бизнеса, агентства или предприятия, который определяет и поддерживает стандарты управления проектами в организации. ОУП стремится стандартизировать и ввести уменьшение стоимости реализации проектов за счет систематизации и формирования опыта в посредством создания базу знаний. ОУП является источником нормативной документации, руководств и практических показателей при управлении и исполнении проектов. Офис управления проектами формируется при внедрении системы управленияпроектамиорганизации
История. Функции ОУП развивались с течением времени
- 1800-х года проектный офис – это тип государственного управления преимущественно к сельскому хозяйству;
- 1939 год были опубликованы положения которые характеризуют офис управления проектами в качестве первой версии термина “управление проектами“;
- Концепция 1950-х годов вывела положения, на основании которых существует современные версии офисов управления проектами;
- 2017 – Сегодня ОУП – это динамический объект, используемый для решения конкретных проблем.
Часто базовые принципы проектного менеджмента формируются в стандартные методологии, в частности Prince2 или руководства (PMBoK).
Производительность
Согласно отчета Стэндиш (2009), 68% программных проектов не соответствуют параметрам времени/затрат/объем. Только 32% проектов были завершены вовремя, в рамках бюджета и соответствовали тем характеристикам которые были изначально заложены в требованиях заинтересованных сторон.
Есть много причин для таких неудач. Согласно обзору PricewaterhouseCoopers в 1,524 организациях, доля неадекватных оценок проектов и ошибок в планировании составляет до 30%, доля проектов с отсутствующими требованиями составляет 16% и доля проектов в которых плохо определены цели и задачи, составляет 12%. PWC также обнаружил, что сложившиеся подходы управления проектами увеличивают успех, измеряемый по ключевым показателям эффективности проекта, – а именно по качеству, содержанию, срокам и бюджету. Опрос показал, что наличие в организации формализованного офиса управления проектами является одной из трех основных причин, которые мотивируют на успешную реализацию проектов.
Функции офиса управления проектами
ОУП помимо работ по разработке, поддержанию и внедрению стандартов и методологий по управлению проектами, может иметь другие функции, например участвовать в стратегическом управлении проектами, либо в качестве посредника или активного участника, в роли владельца процесса управления портфелем. Задачи могут включать мониторинг и отчетность действующих проектов и портфелей, а также составления отчетности для высшего руководства при принятии стратегических решений о том, реализацию каких проектов продолжить или отменить. Степень контроля и влияния ОУП на проекты зависит от типа структуры управленческого менеджмента на предприятии; и в общем случае может быть:
- Поддерживающая и консультативная роль;
- Контролирующая роль, требующая соблюдения определенных параметров;
- Директивное управление проектами.
Есть много мнений о том, по какому принципу должен работать офис управления проектами, в PMBoK (5-е издание) посвящено полторы страницы описанию функций проектного офиса, которые определяют 6 функций ОУП. Хоббс & Обри (2010) выявили 27 различных функций ОУП, хотя ряд из них не коррелирует с повышением производительности при реализации проекта. У органов государственной власти существует потребность в научно обоснованной практике проектного управления, хотя после проведенных исследований, составления методологий и утверждения для внедрения в государственные органы методологии управления проектами становятся уже морально устаревшими. Такой пример можно привести с методическими рекомендациями по внедрению управления проектами для органов исполнительной власти, разработанной министерством экономического развития и внедряемые одной из консультационных компаний аффилированной с минэкономразвития, которая за счет этого легко берет государственные тендеры. Консультанты и практики показывают, что эти решения уже не находят практической актуальности. Более того сотрудники органов исполнительной власти отмечают, что эти методологии проектного управления – старые и им больше подходит например скрам. Государство вкладывает огромное количество финансов, чтобы без гарантированного результата, получить старые методы.
Типы офисов управления проектами
ОУП, с точки зрения организационной структуры, может быть одним из трех типов:
- ОУП предприятия;
- организационный (ведомственный) ОУП;
- специализированный ОУП.
Институт управления проектами (PMI), определил ОУП в качестве стратегического драйвера для организационной эффективности, который направлен на повышение эффективности практики исполнения управления, организационного управления и руководства стратегическими изменениями. Выделения множества типологий ОУП начинается с 1800-х годов, как коллективное стратегическое государственное управление в аграрной сфере, в гражданских инфраструктурных проектах с начала 20 века до начала 2000-х годов. Это было бы невозможно, без формирования структур проектных офисов.