MSP. Axelos.  Руководство по успешному управлению программами

Современные организации подвержены постоянным изменениям. Часто существует много динамичных и противоречивых движущих сил для изменений, включая инновации в технологиях, методах работы (например, аутсорсинг и партнерство), слияния, повышенные требования со стороны регулирования и, для государственного сектора, реализация политики, обусловленная сменой политических партий и /или министерств.

Организации, которые научились трансформироваться посредством эффективного лидерства и стратегического контроля, с большей вероятностью выживут и преуспеют. Управление программами все чаще признается ключевым инструментом, позволяющим организациям реализовывать свою стратегию и управлять этой трансформацией.

Управление успешными программами (MSP— managing successful programmes) foundation — представляет собой проверенную передовую практику управления программами для успешного осуществления трансформационных изменений, основанную на опыте организаций как государственного, так и частного секторов.

В этом руководстве представлены:

• Адаптируемая карта для управления программой, объединяющая ключевые принципы, темы управления и набор взаимосвязанных процессов для облегчения осуществления трансформации бизнеса.
• Рекомендации о том, как можно внедрить, пересмотреть и применить эти принципы управления программой, темы и потоковые процессы, чтобы получить измеримые выгоды от изменений в бизнесе.

Структура MSP основана на трех основных концепциях.

• Принципы MSP Основаны на уроках, извлеченных из программ, которые дали как положительные, так и отрицательные результаты. Они представляют собой общие факторы, лежащие в основе успеха любой программы трансформационных изменений.
• Темы управления MSP Подход организации к управлению программой необходимо определить, измерить и контролировать. Темы управления позволяют организациям создать правильное руководство, группу реализации, надежные организационные структуры, средства контроля и контрольную информацию, что дает наилучшие шансы на достижение запланированных результатов и реализацию желаемых преимуществ.
• Поток преобразования MSP Поток обеспечивает маршрут через жизненный цикл программы от ее концепции до реализации новых возможностей, перехода к желаемым результатам, реализации преимуществ и, наконец, до закрытия программы.

Что такое программа?

В MSP программа определяется как временная, гибкая организация, созданная для координации, руководства и надзора за реализацией набора связанных проектов и мероприятий для достижения результатов и преимуществ, связанных со стратегическими целями организации. Программа, скорее всего, будет жить несколько лет.

Проект также является временной организацией, обычно существующей в течение гораздо более короткого периода времени, которая обеспечивает один или несколько результатов в соответствии с согласованным экономическим обоснованием.

Программы имеют дело с результатами; проекты имеют дело с результатами. Управление программами и управление проектами являются взаимодополняющими подходами. В течение жизненного цикла программы проекты инициируются, выполняются и закрываются. Программы обеспечивают основу для координации этих проектов.

Что такое управление программами?

MSP определяет управление программами как действия по скоординированной организации, руководству и реализации досье проектов и преобразований для достижения результатов и реализации выгод, имеющих стратегическое значение для бизнеса. Управление программой объединяет три важнейших организационных элемента:

• Корпоративная стратегия
• Механизм реализации изменений
• Обычная среда для бизнеса

Они управляют естественным соотношением, которое существует между этими элементами, чтобы обеспечить трансформационные изменения, отвечающие потребностям организации и ее заинтересованных сторон. Он также управляет внедрением решений, разработанных и реализованных в рамках проектов, в деятельность организации, сохраняя при этом производительность и эффективность. Он делает это, разбивая вещи на управляемые этапы (транши) с точками обзора для мониторинга прогресса и оценки эффективности и реализации преимуществ на сегодняшний день.

Зачем использовать управление программами?

Там, где происходят серьезные изменения, возникают сложности и риски, множество взаимозависимостей, которыми необходимо управлять, и конфликтующие приоритеты, которые необходимо решать. Опыт показывает, что организациям, скорее всего, не удастся успешно осуществить изменения, если:

• Недостаточная поддержка на уровне правления
• Слабое лидерство
• Нереалистичные ожидания в отношении организационного потенциала и способности к изменениям
• Недостаточное внимание к преимуществам
• Отсутствует реальная картина (план) будущих возможностей
• Существует плохое четко сформулированное или плохо доведенное до сведения видение
• Организация не может изменить свою культуру
• Недостаточное участие заинтересованных сторон

Принятие такого подхода к управлению программами, как MSP, обеспечивает структурированную основу, которая может помочь организациям избежать этих ловушек и достичь своих целей.

Среда управления программой.

Корпоративные стратегии, инициативы и политика организации находятся под влиянием и формируются как внутренней, так и внешней средой. Затем программы определяются, охватываются и расставляются по приоритетам для реализации и достижения требуемых результатов. Требуется непрерывный процесс перестройки, чтобы гарантировать, что программа остается привязанной к стратегическим целям.

Типы программ

Программа может быть запущена несколькими способами:

Программа , основанная на видении

• Возникла для предоставления четко определенного видения, которое было создано и спонсируется высшим руководством организации
• Как правило, используется подход сверху вниз, с межфункциональными последствиями для деятельности организации
• Предпринимательские программы разработка новых продуктов и услуг, ориентированных на инновации или стратегические возможности, предлагаемые бизнес-средой
• В государственном секторе это может быть преобразование политических приоритетов в программу, которая усовершенствует и обеспечит желаемые изменения

Эмерджентная программа

• Развивается из параллельных отдельных проектов, которые выросли в рамках организации. В настоящее время признано, что координация проектов необходима для внесения изменений и получения желаемых результатов.
• Является временным, поскольку становится запланированной программой, когда ее видение, контекст и направление определены и утверждены.

Программа соответствия

• Может также называться обязательной программой
• У организации нет иного выбора, кроме как измениться в результате внешнего события, такого как изменение законодательства
• Преимущества могут быть выражены в терминах соблюдения, достижения или недопущения негативные последствия, а не измеримые улучшения производительности.

Влияние программы

Программы могут быть созданы для осуществления изменений в отдельных частях организации, во всей организации, в нескольких организациях или в среде, в которой работает организация. Некоторые программы будут очень сложными по своему характеру, но имеют достаточно четко определенные ожидания, т. е. будет высокий уровень предсказуемости с точки зрения результатов, даже если путь может быть дорогостоящим и сложным. С другой стороны, изменение общественного поведения в течение длительного периода, вызванное политикой и законодательством, будет иметь низкий уровень предсказуемости из-за длительных временных масштабов, а причины и следствия могут быть не полностью предсказуемы по мере развития других социальных тенденций. Матрица воздействия программы вместе с приведенными ниже пояснениями может использоваться для принятия решения о том, требуется ли подход MSP, а если нет, то какие методы управления программой могут быть полезны в данных обстоятельствах. Воздействия могут быть:

Спецификация

В тех случаях, когда осуществляемое изменение основано на создании и сдаче новых объектов, программа, как правило, руководствуется спецификацией требуемых результатов – например, крупной программой капитального строительства.

Трансформация бизнеса

Там, где изменения в большей степени направлены на преобразование способов функционирования бизнеса (например, внедрение нового партнерства в сфере услуг или выход на новый рынок), программа, как правило, будет основываться на видении с желаемыми результатами и связанными с ними преимуществами.

Политические и социальные изменения

Там, где изменения сосредоточены на улучшении общества, уровень предсказуемости будет снижен, так как в действие будет играть слишком много неконтролируемых внешних факторов. Например, изменение, направленное на улучшение раннего образования детей дошкольного возраста, чтобы повысить вероятность того, что они будут вносить более значимый вклад в жизнь общества, когда они прекратят очное обучение, потребует не только времени на разработку и внедрение, но и последствия для студентов и экономики не обязательно будут контролируемыми или предсказуемыми в долгосрочной перспективе.

Когда использовать МSP?

MSP отлично подходит для трансформации бизнеса и политических/социальных изменений, так как этот подход разработан с учетом высокого уровня сложности, неоднозначности и риска.

Некоторая терминология MSP

В MSP используются четыре ключевых термина, имеющих иерархическую взаимосвязь, которые важно понимать с самого начала:

• Корпоративная стратегия определяет подход организации к достижению своих корпоративных целей в какой-либо конкретной области своей деятельности.
• Корпоративная политика возникает как результат корпоративной стратегии (например, политика управления рисками, описанная в M_o_R) и устанавливает правила для всех частей организации.
• Стратегии управления программой разрабатываются в ходе реализации программы MSP и описывают, почему и как что-то будет осуществляться в рамках программы необходимы для реализации стратегий управления программой.

Описание документов

Профиль преимуществ. Используется для определения каждого преимущества (и недостатка) и обеспечивает подробное понимание того, что будет задействовано и как будет реализовано преимущество.

Стратегия управления преимуществами. Определяет подход к реализации выгод и структуру, в рамках которой будет достигаться реализация выгод.

Карта преимуществ. Иллюстрирует последовательную связь между преимуществами.

План реализации преимуществ. Используется для отслеживания реализации преимуществ в рамках программы и установки элементов управления обзором.

План. Используется для поддержания концентрации на проведении необходимых преобразований и изменений в бизнесе.

Бизнес-кейс. Используется для подтверждения запуска программы и текущей жизнеспособности программы.

План управления информацией. Устанавливает график и меры для реализации и управления стратегией управления информацией.

Стратегия управления информацией. Описывает меры, системы и методы, которые будут использоваться для поддержки и контроля программной информации.

Стратегия управления проблемами. Используется для описания механизмов и процедур решения проблем.

Реестр проблем. Используется для регистрации и активного управления программными проблемами.

Стратегия мониторинга и контроля. Определяет, как программа будет применять внутренний контроль к себе.

Организационная структура. Описание управленческих ролей, обязанностей и линии отчетности в программе.

Краткое описание программы. Используется для оценки жизнеспособности и достижимости программы.

План коммуникаций программы. Устанавливает график и механизмы реализации и управления стратегией взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Документ определения программы. Документ, который используется для консолидации или обобщения информации, которая использовалась для определения программы.

Программный мандат. Используется для описания требуемых результатов программы на основе стратегических или политических целей.

План программы. Используется для контроля и отслеживания хода выполнения программы и ее результатов.

План подготовки программы. План, подробно описывающий, как будет осуществляться определение программы.

Досье проектов. Предоставляет список проектов, необходимых для реализации плана, с общей информацией и оценками.

План качества и обеспечения. Устанавливает график и мероприятия по реализации стратегии качества и обеспечения.

Стратегия качества и обеспечения. Используется для определения и установления действий по управлению качеством в рамках всей программы.

План управления ресурсами. Мероприятия по реализации стратегии управления ресурсами.

Стратегия управления ресурсами. Используется для определения того, как программа будет приобретать ресурсы, необходимые для изменения бизнеса, и управлять ими.

Стратегия управления рисками. Определяет программный подход к управлению рисками

Реестр рисков. Используется для выявления и активного управления рисками программы.

Стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами. Используется для определения структуры, которая обеспечит эффективное взаимодействие и общение с заинтересованными сторонами.

Профили заинтересованных сторон. Используется для записи информации об анализе заинтересованных сторон.

Изложение концепции. Используется для сообщения конечной цели программы; можно рассматривать как внешнее «впечатление художника» о желаемом будущем состоянии.

Информация о программе. Обязанности.

В следующем списке поясняются уровни ответственности, связанные с созданием и обслуживанием информации о программе.

Утверждающий. Ответственное лицо, которое подписывает согласие на содержание, определенные результаты и соответствие цели

Ответственный. Лицо, которое пишет документ или обеспечивает его написание, возможно, объединяя информацию, собранную из ряда источников.

Рецензент. Группы или отдельные лица, которым будет предоставлена возможность внести свой вклад и одобрить содержание, но без исполнительной ответственности.

Принятие MSP. Драйверы для изменений

Политические

• Смена главного исполнительного директора
• Результаты выборов
• Изменения в отраслевом регуляторе или наблюдателе
• Изменения в основном поставщике или покупателе (например, слияние или поглощение)
• Изменения в партнерской организации

Окружающая среда

• Глобальное потепление и учащение стихийных бедствий
• Повышенный риск пандемий
• Подверженность глобальным террористическим угрозам, например атаке на Всемирный торговый центр
• Акцент на корпоративном управлении, стимулированном выявлением серьезных проблем в глобальных корпорациях

Социальные

• Повышенный спрос на продукты справедливой торговли
• Осведомленность о местной устойчивости при покупке продуктов питания и других продуктов
• Отношение к централизации или перемещению за границу
• Отношение к наркотикам и алкоголю
• Демографические и миграционные изменения

Технологические

• Прорывы в области лекарств для лечения рака в секторе здравоохранения
• Растущий спрос на аппаратные технологии со стороны поставщиков программного обеспечения
• Рост глобальных средств коммуникации – очевидным примером является Интернет
• Разработка новых производственных технологий (например, более широкое использование пластмасс для замены традиционных материалы)

Законодательные

• Здоровье и безопасность
• Защита окружающей среды
• Свобода информации
• Защита данных

Экономические

• Акцент государственного сектора на закупках, эффективности и соотношении цены и качества
• Глобальные изменения процентных ставок
• Налоговая политика и стимулы
• Появление новых рынков и поставщиков (например, Китая)
• Слияние или поглощение, изменяющее рыночный баланс
• Выход на рынок нового крупного игрока
• Наличие альтернативных производственных технологий.
• Изменения в поставках сырья.
• Влияние политики государственных закупок и инициатив по обеспечению оптимального соотношения цены и качества на малые предприятия.

Организация программы

Спонсорская группа

Спонсорская группа представляет тех старших менеджеров, которые отвечают за:

• Инвестиционное решение
• Определение направления бизнеса
• Обеспечение постоянного общего согласования программы со стратегическим направлением организации

Спонсорская группа назначит СРО, который, как часть спонсирующей группы, вероятно, будет равным другим членам. Роль спонсирующей группы вполне может выполнять существующий исполнительный комитет или другой совет организации.

Старший ответственный владелец

SRO несет ответственность за программу, гарантируя, что она достигает своих целей и реализует ожидаемые выгоды. Человек, выполняющий эту роль, должен быть в состоянии руководить советом программы энергично и энергично и должен быть уполномочен направлять программу и принимать решения. Они должны иметь достаточный стаж и полномочия, чтобы руководить командой программы и брать на себя ответственность за результат.

Совет программы / Programme Board

Основная цель совета по программе, созданного SRO, будет заключаться в том, чтобы продвигать программу вперед и обеспечивать результаты и преимущества. Члены предоставят ресурсы и конкретные обязательства для поддержки SRO, которая несет ответственность за успешное выполнение программы. Программный совет подчиняется SRO.

Программный менеджер

Менеджер программы отвечает за руководство и управление настройкой программы, включая предоставление новых возможностей, реализацию преимуществ и закрытие программы. Руководитель программы несет основную ответственность за успешную реализацию новых возможностей и организацию управления. Менеджер программы обычно назначается в составе группы по определению программы, хотя важно, чтобы кто-то брал на себя роль руководителя программы, когда краткое описание программы и планы для определения программы (план подготовки программы) разрабатываются в процессе определения программы.

Менеджер по изменению бизнеса BCM Business change manager

Менеджер программы отвечает за предоставление возможности, в то время как BCM отвечает за реализацию результирующих преимуществ путем внедрения этой возможности в бизнес-операции и облегчения бизнес-изменений для использования этой возможности. Лица, назначенные на каждую роль, должны иметь возможность работать в тесном сотрудничестве, чтобы обеспечить предоставление нужных возможностей и их наилучшее использование. Если программа реализует изменения в разных частях организации, каждая из них должна назначить BCM. Неотъемлемой частью роли BCM является глубокое знание и доверие к операционному бизнесу. Если в программе участвует несколько BCM, все они могут быть членами правления программы; однако, если их слишком много, доска может стать громоздкой.

Команда по изменению бизнеса

BCM не могут вносить изменения в одиночку. Можно сформировать команду по изменению бизнеса, чтобы помочь каждому BCM провести заинтересованные стороны в своих областях деятельности через цикл изменений. Команда сосредоточена на том, чтобы помочь операционному подразделению пройти переход как можно более плавно.

Программный офис

Программы представляют собой крупные мероприятия, часто затрагивающие большое количество людей и организаций и генерирующие значительный объем информации. Мозговым центром и информационным центром программы является программный офис. Вся информационная, коммуникационная, мониторинговая и контрольная деятельность по программе координируется через программный офис. Важно различать две разные роли программного офиса. Один из них заключается в обеспечении поддержки и руководства проектами и инициативами. Другой должен быть домом для управления и контроля, включая стандарты, утверждения, финансовый мониторинг, гарантии, обеспечение проверок состояния здоровья и т. д., и, как таковой, должен быть независимым от инициатив.

Дополнительные роли в управлении

Следует рассмотреть следующие дополнительные роли в программе, хотя они могут быть неполными или временными на разных этапах жизни программы.

Менеджер по рискам. Предоставляет экспертную и управленческую поддержку для управления рисками и проблемами

Бухгалтер программы. Поддерживает и обеспечивает соблюдение корпоративных процедур бухгалтерского учета, а также оказывает полезную поддержку в разработке бизнес-кейсов.

Консультант по проектированию. Предоставляет экспертные консультации или несет ответственность за некоторые корпоративные функции, услуги, стандарты или стратегии, которые будут затронуты, или за основные результаты программы или изменения, которые необходимо контролировать. Это может быть проектирование ИТ-инфраструктуры или инфраструктуры собственности или крупный контракт на обслуживание; это также может быть модель бизнес-процесса, план программы или корпоративная «целевая операционная модель». Орган по проектированию предоставляет экспертные знания и рекомендации в конкретной области, чтобы обеспечить надлежащее согласование и контроль при планировании и реализации изменений.

Менеджер по реализации выгод. Обеспечивает проверку и обзор профилей выгод и плана реализации. Ключевым элементом этой роли является обеспечение отсутствия конфликтов между профилями выгод из разных областей. Это должно находиться на корпоративном уровне или в портфельном офисе, чтобы обеспечить видимость всего портфеля изменений, обеспечить достижимость и проверить отсутствие дублирования в портфеле.

Специалисты по закупкам. Следует привлекать на раннем этапе для обеспечения соответствия корпоративным стратегиям и альянсам, а также для предоставления рекомендаций. Большинство программ будут включать некоторые аспекты закупок.