Управление оптимизмом и недооценкой в оценке проекта

Оценки проектов часто страдают оптимизмом и пессимизмом. Оптимизм возникает, когда у нас недостаточно опыта и мы игнорируем неизвестное, что приводит к недооценке задач. С другой стороны, негативный прошлый опыт заставляет нас переоценивать графики (Griffin, 2015).

Переоценить хуже, чем недооценить

Переоценка может привести к срыву сроков, трате денег больше, чем планировалось, и разочарованию клиентов. Однако недооценку обычно можно исправить, проработав больше часов или добавив в проект больше ресурсов. Есть несколько способов справиться со склонностью к переоценке или недооценке, основанной на нашем прошлом опыте или желании быть оптимистом. Один из способов — реалистично оценивать объем работы, который необходимо выполнить. Другой способ — разбить проект на более мелкие и простые задачи. Также важно получить информацию от других членов команды и заинтересованных сторон для более точной оценки (Griffin, 2015). Для получения точных оценок можно выполнить следующие шаги:

1. Четко определить объем проекта, его конкретные цели, задачи и результаты.

2. Определить все задачи, которые необходимо выполнить, и разбить проект на управляемые части.

3. Оценивайте время и ресурсы для каждой задачи, реалистично оценивая требуемую работу.

4. Обратитесь за помощью к членам команды и заинтересованным сторонам, поскольку их вклад может повысить точность оценки, особенно если они опытные.

5. Выделите дополнительное время. Не всегда все идет по плану, поэтому важно иметь буфер (Griffin, 2015).

Существует четыре подхода к уменьшению неточностей оценки:

Использование исторических данных. Это, вероятно, самый эффективный подход, поскольку он позволяет вам основывать свои оценки на прошлом опыте.Однако важно использовать данные из аналогичных проектов, поскольку количество времени и усилий, необходимых для проекта, может варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств.
Разбейте проект на более мелкие задачи. Это может помочь вам получить более точную оценку для каждой задачи, так как вы сможете основывать свою оценку на более конкретной информации.
Получите информацию от других членов команды и заинтересованных сторон. Их вклад может помочь вам получить более точную оценку, поскольку у них могут быть разные взгляды на проект.
Заложите запас времени на непредвиденные обстоятельства. Это важно, потому что не всегда все идет по плану, поэтому полезно иметь дополнительное время на случай непредвиденных задержек или проблем (Гриффин, 2015).

Наиболее эффективный подход

Из этих четырех подходов, наиболее эффективным является использование исторических данных. Это потому, что это позволяет вам основывать свои оценки на прошлом опыте, который может дать вам хорошее представление о том, сколько времени и сколько усилий потребуется для проекта. Однако важно использовать данные из аналогичных проектов, поскольку количество времени и усилий, необходимых для проекта, может варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств (Griffin, 2015).Другие три подхода также могут быть эффективными, но они не так надежны, как использование исторических данных. Разбивка проекта на более мелкие задачи может помочь вам получить более точную оценку для каждой задачи, но это может занять много времени и быть трудным, если проект сложный. Получение информации от других членов команды и заинтересованных сторон также может помочь вам получить более точную оценку, но их информация не всегда может быть точной или надежной.

Предусмотреть некоторое время на непредвиденные обстоятельства — всегда хорошая идея, но это не гарантирует, что проект будет завершен вовремя или в рамках бюджета. , самый неэффективный подход — просто угадать количество времени и усилий, необходимых для проекта. Это связано с тем, что догадки часто бывают неточными и могут привести к срыву сроков, перерасходу бюджета и неудовлетворенности клиентов (Griffin, 2015).