Планирование проекта и 7 ключевых элементов успешного проекта

Жизненный цикл проекта можно разделить на 5 фаз: инициация, планирование, выполнение, контроль и закрытие. Эти 5 этапов одинаково важны для обеспечения плавного и успешного завершения проекта, однако этап планирования особенно важен, поскольку успех последующих этапов зависит от того, насколько хорошо спланирован проект. Есть много аспектов планирования проекта, ключевые элементы, на которые обычно обращают внимание:

Устав или объем проекта
График проекта
Ресурсы проекта
Бюджет и стоимость проекта
Качество проекта
Риск проекта
Проектная коммуникация

Все 7 аспектов планирования имеют решающее значение для обеспечения того, чтобы проект был хорошо спланирован, а также для получения необходимой уверенности в том, что проект может быть успешно завершен, достигнув намеченной цели и целей проекта. Тем не менее, оценка является огромной частью планирования проекта, и, что более важно, она должна быть сделана правильно, чтобы гарантировать, что проект хорошо оснащен во всех смыслах этого вопроса, а также минимальная трата ресурсов, таких как время, деньги и сила человека.

Важность точной оценки проекта: влияние на планирование и ключевые области успеха

Без точной оценки трудно планировать проект, например, если точная оценка необходимого времени не определена должным образом, это приводит к невозможности точно определить необходимые ресурсы. Неопределенность, которую представляет такая ситуация, затрудняет обеспечение проекта нужными людьми, материалами или инструментами всякий раз, когда это необходимо в ходе выполнения проекта. Неопределенность ресурсов — это риск, на который проект не может пойти, особенно когда проекты значительно продвинулись с момента его инициализации.

Тем не менее, есть 6 ключевых областей проекта, которые выигрывают от проведения адекватной оценки:

Стоимость – оценка бюджета, необходимого для покрытия всех расходов, которые будут и возникнут в ходе жизненного цикла проекта.
Время – оценка продолжительности проекта и определение графика на основе оценки времени, необходимого для каждой фазы этапа проекта.
Масштаб – оценка того, сколько работы и усилий потребуется для соответствующих задач, которые будут выполняться в ходе проекта.
Риск – оценка потенциально возможных рисков и их включение в необходимые планы управления рисками.
Ресурсы — оценка активов, необходимых для успешного завершения проекта, ресурсы включают инструменты, людей, материалы, программное обеспечение и многое другое.
Качество — оценка качества продукта или результатов проекта позволит менеджеру проекта более точно оценить другие ключевые аспекты проекта, такие как стоимость и время.

Говоря об оценке, всегда существует вероятность того, что аспекты проекта могут быть либо переоценены, либо недооценены. Обе ситуации действительно неидеальны, однако на самом деле невозможно точно оценить, что именно необходимо, поскольку это зависит от многих неопределенных факторов того, как каждая из них может развернуться в ходе проекта. В этом случае недооценка потенциально может поставить проект под угрозу, поскольку проекту может не хватать определенных ключевых аспектов, таких как время, стоимость или другие ресурсы для успешного завершения проекта, а наихудший сценарий недооценки также может привести к проект отложили или даже закрыли. С другой стороны, переоценка приводит к потерям и снижению эффективности, но проект по-прежнему имеет довольно хорошие шансы на успешное завершение, в отличие от недооценки.

Говоря о переоценке, склонность к переоценке обычно наиболее высока, когда человек пережил плохую ситуацию. Страх, нежелание повторения ситуации, подталкивает человека к переоценке в качестве меры безопасности, однако это неэффективная практика, и оценка должна проводиться на основе данных и здравого суждения, а не на основе чувств и прошлого опыта. Хотя опыт учит нас быть осторожными, он не должен быть единственным основанием для оценки.