Устав проекта

Устав проекта — это официальный документ, утверждающий существование проекта и предоставляющий его руководителю полномочия для использования ресурсов организации для выполнения задач. Устав включает основные Цели, задачи, Сроки, Бюджет и Заинтересованные стороны проекта. Он также описывает ключевые моменты, такие как Границы проекта, ожидания от результата, Риски и Ответственность участников. Устав служит руководством для всех участников и помогает избежать недоразумений на всех этапах реализации.

Основные элементы устава проекта

1. Цели и задачи проекта

Этот раздел определяет основную Цель проекта и конкретные задачи, которые необходимо решить. Он объясняет, почему Проект был инициирован, и какие Результаты ожидаются.

Пример:

Целью проекта может быть Разработка нового программного обеспечения, которое улучшит Производительность сотрудников на 20% за 12 месяцев.

2. Объём и границы проекта

В уставе проекта необходимо описать, что входит и не входит в рамки проекта, чтобы избежать недоразумений и чрезмерного расширения задач (scope creep).

Пример:

Проект может включать разработку веб-приложения, но не предусматривает Создание мобильного приложения, которое может быть частью другого проекта.

3. Ключевые заинтересованные стороны

Устав включает список всех ключевых заинтересованных сторон — тех, кто имеет Интерес в проекте, такие как спонсоры, заказчики, Руководство и члены Команды. Он также определяет их роли и Ответственность.

Пример:

Заказчиком проекта может быть Руководитель IT-отдела, а ключевыми участниками — Менеджеры проектов и разработчики.

4. Бюджет и ресурсы

Этот раздел устава описывает доступные Ресурсы, включая финансовые и человеческие. Также включены ориентировочные суммы, выделенные на каждый Этап проекта, чтобы следить за расходами.

Пример:

Бюджет проекта может составлять 1 миллион долларов, распределённых на зарплаты, Программное обеспечение, оборудование и Тестирование.

5. График и Этапы проекта

В уставе проекта описаны ключевые Этапы и конечные Сроки для выполнения задач. Это помогает отслеживать Прогресс и предотвращать задержки.

Пример:

Проект может быть разделён на три этапа: Разработка, Тестирование и Внедрение, с конечным сроком завершения через 12 месяцев.

6. Риски и способы их управления

Устав проекта включает Описание потенциальных рисков, которые могут повлиять на Выполнение задач, а также планы действий по их предотвращению или минимизации.

Пример:

К рискам может относиться Задержка поставок оборудования или нехватка квалифицированных сотрудников. Устав проекта может предусматривать Создание резерва на такие случаи.

Преимущества устава проекта

1. Чёткое Понимание целей

Наличие устава помогает всем участникам проекта, включая спонсоров и команду, иметь чёткое представление о целях, что минимизирует Риск возникновения разногласий и недопонимания.

Пример:

Чётко описанная Цель помогает команде сосредоточиться на приоритетных задачах, избегая отвлечений на нерелевантные задачи.

2. Официальное подтверждение проекта

Устав официально подтверждает запуск проекта и обеспечивает его легитимность внутри компании. Это даёт менеджеру проекта полномочия на Распределение ресурсов и Управление командой.

Пример:

Подписание устава высшим руководством даёт проекту официальный статус, что позволяет менеджеру привлекать необходимые Ресурсы.

3. Управление ожиданиями

Устав помогает установить реалистичные ожидания относительно результатов проекта, его сроков и стоимости, что снижает Вероятность недовольства со стороны заинтересованных сторон.

Пример:

Если в уставе проекта прописаны Сроки выполнения задач, все стороны будут готовы к тому, что Проект может занять больше времени, чем ожидалось изначально.

4. Снижение рисков расширения задач

Чётко определённые Границы проекта в уставе помогают предотвратить «раздувание» объёма проекта, когда к нему начинают добавлять задачи, не относящиеся к изначальному плану.

Пример:

Если в ходе проекта поступает запрос на добавление новых функций, устав позволяет быстро определить, включены ли эти задачи в рамки проекта.

Проблемы и Вызовы создания устава проекта

1. Неполные или неточные данные

Иногда устав создаётся на ранней стадии проекта, когда не все детали известны, что может привести к недостаточной конкретике или ошибочным оценкам.

Пример:

На этапе создания устава может быть трудно точно оценить Бюджет и Ресурсы, если Проект включает инновационные Технологии.

2. Сложность согласования с заинтересованными сторонами

Согласование устава со всеми заинтересованными сторонами может быть сложным процессом, особенно если их ожидания и Приоритеты различаются.

Пример:

Различные отделы компании могут иметь свои собственные Цели, что может привести к конфликтам интересов при согласовании устава проекта.

3. Изменения в процессе выполнения

В ходе реализации проекта могут возникать Изменения, которые потребуют пересмотра устава. Это может замедлить Процесс и привести к перераспределению ресурсов.

Пример:

Изменения в рыночной ситуации или технические сложности могут вынудить команду пересмотреть Сроки или Бюджет, прописанные в уставе.

Способы улучшения создания устава проекта

1. Вовлечение ключевых заинтересованных сторон

Для создания реалистичного и выполнимого устава важно вовлекать всех ключевых заинтересованных сторон с самого начала, чтобы учесть их интересы и ожидания.

Пример:

Организация стратегических сессий с руководством и спонсорами проекта поможет согласовать Цели и задачи ещё на Стадии планирования.

2. Чёткое определение границ проекта

Важно чётко очертить Границы проекта, чтобы исключить Возможность Изменения задач в процессе его выполнения. Это помогает предотвратить Расширение объёма и сохранить Контроль над расходами и сроками.

Пример:

Устав должен чётко прописывать, какие задачи и Функциональность входят в Проект, а какие будут рассматриваться как отдельные инициативы.

3. Регулярный пересмотр и обновление

Для эффективного управления проектом устав должен пересматриваться на ключевых этапах реализации проекта, чтобы убедиться, что все аспекты остаются актуальными и выполнимыми.

Пример:

Если возникают значительные Изменения, пересмотр устава может помочь актуализировать Цели и задачи проекта, сохраняя при этом Контроль над процессом.

Заключение

Устав проекта — это важный Инструмент, который помогает формализовать Цели, задачи, границы и ресурсы проекта. Он служит официальным документом для всех участников проекта, помогая управлять ожиданиями, снижать Риски и обеспечивать чёткое Руководство на всех этапах. Создание устава с вовлечением всех ключевых заинтересованных сторон и регулярное его обновление — важные шаги для успешного выполнения любого проекта.

Источник

Smith, J., & Lee, K. (2021). Project Charter Development: Key Elements and Best Practices. Journal of Project Management, 49(3), 110-130. https://doi.org/10.1016/j.jpm.2021.06.015

Ниже представлена подборка статей об уставе проекта с примерами его создания и применения для успешного управления проектами.