От определения задач до концептуальной оценки проекта

Чтобы разработать расписание, сначала нужно определить действия, упорядочить их в правильном порядке, оценить необходимые ресурсы и оценить время, необходимое для выполнения задач (Адриенн Ватт, 2014 г.). Главное, следует оценить как ресурсы, так и время, необходимое для выполнения задачи, из этого можно ясно понять, что в управлении проектами оценка играет ключевую роль. Менеджер проекта координирует подготовку бюджета проекта, предоставляя смету затрат на рабочую силу, оборудование и материалы. Бюджет используется для мониторинга и контроля расходования средств в ходе реализации проекта. После того, как проектная группа определила работу, подготовила график и оценила затраты, три основных компонента процесса планирования завершены (Адриенн Уотт, 2014 г.).

Точность бюджета проекта связана с объемом информации, известной команде проекта. На ранних стадиях проекта объем информации, необходимый для разработки подробного бюджета, часто отсутствует. Чтобы восполнить недостаток информации, команда проекта разрабатывает различные уровни сметы бюджета проекта. Концептуальная оценка (или «примерная оценка») разрабатывается с наименьшим объемом знаний. Основным входом в концептуальную оценку является экспертные знания или прошлый опыт. Менеджер проекта, выполнявший аналогичный проект в прошлом, может использовать эти затраты для оценки стоимости текущего проекта. (Адриенн Уотт, 2014.)

Недооценка против переоценки: Уроки из ошибок в управлении проектами

Хуже переоценить или недооценить все необходимые ресурсы и время. У обоих есть свои недостатки. Но в сравнении одного с другим недооценка хуже. Весь проект уничтожен. К примеру, несколько лет назад был проект строительства баскетбольного поля в Эритрее. Большая часть сырья была импортирована из Китая. Требуемые материалы были недооценены и заказаны в меньшем количестве. Проект был остановлен, средств, выделенных правительством, не хватило. Получить одобрение другого фонда от правительства было непросто, правительство сначала начало проводить тщательный аудит. Затем, чтобы получить разрешение на дополнительный фонд, потребовался еще один год, чтобы импортировать остальные материалы, потребовалось много времени, цена материала была увеличена. Задача была не из легких. Было больно.

«Хотя очевидно, что точные оценки — лучший результат, переоценка менее опасна, чем недооценка. Недооценка может повлиять на зависимости и общее качество проекта. Переоценка может привести к расточительному расходу ресурсов на конкретную задачу, но с меньшей вероятностью повлияет на другие задачи или общее качество».

С другой стороны, можно сказать, что переоценка показывает больше уверенности в достижении проекта и недооценку проблем и ошибок, с которыми придется столкнуться. Недооценка — это пессимистическое мышление, страх неудачи и доверчивость. Негатив всегда негативен, негативный опыт вреден. Это делает кого-то пессимистом. Как переоценка, так и недооценка любого проекта не подходят для формирования плана проекта.

Баланс между недооценкой и переоценкой: Ключ к успешному управлению проектами

Менеджер проекта должен соблюдать баланс в предложении и оценках, и важно учиться на предыдущем опыте, чтобы избежать подобных ошибок. могут возникнуть неожиданные испытания, руководитель проекта должен учитывать непредвиденные обстоятельства. По сути, полное знание и понимание проекта имеет решающее значение. Если человек, управляющий проектом, не обладает достаточными знаниями о проекте, велика вероятность его неправильной оценки. Считается, что руководитель проекта должен оценивать оценку с разных точек зрения и сценариев, даже во время выполнения проекта.

«Завышение оценки создает проблему, заключающуюся в том, что оценка становится самоосуществляющейся. Задача занимает больше времени, чем если бы была более точная оценка. За этим стоят две идеи, связанные с поведением людей. Во-первых, синдром сотрудника гласит, что люди часто не начинают работать, пока не приблизится крайний срок. Во-вторых, закон Паркинсона гласит, что работа расширяется, чтобы заполнить доступное время. Поэтому, если у вас есть задача с завышенной продолжительностью, это может привести к тому, что задача может занять больше времени, чем она «должна» выполняться».

«Если предполагается, что задача займет больше времени, чем на самом деле нужно, произойдет одно из двух. Либо задача выполняется с более низким качеством, либо задача не выполняется вовремя, и все задачи, зависящие от нее, отбрасываются».

Заключение

Хороший опыт является важным фактором в оценке. Как сказал автор, «если мы точно отследили наше время в прошлом, можно сравнить эту оценку с нашей записью фактических часов, которые мы провели в последний раз». Правильная оценка стоимости и времени — это путь к успеху, руководитель проекта должен избегать переоценки или недооценки, насколько это возможно. Достаточное знание приводит к точности.