Определение проекта. Часть 2. Выстраивание приоритетов проекта.
Ни для кого не секрет, что окончательный успех любого проекта зависит от того, насколько удовлетворены потребности и желания клиента.
Сокращение сроков реализации или количества ресурсов, требующихся на реализацию проекта, также влияет на его успех. Компромисс в управлении проектами можно посмотреть на рисунке 1.
Взаимоотношения между указанными на рисунке критериями изменяют в зависимости от сложившейся ситуации. Например, если надо реализовать проект быстрее определенных сроков и сократить до минимума использование ресурсов. В этом случае приходится жертвовать результатом и объемом проекта.
Согласование затрат и графика – процесс сложный, и в жизни добиться этого практически невозможно. Второй способ – использование более дешевой рабочей силы и оборудование, что влияет на увеличение сроков реализации.
Одна из ключевых задач менеджера проектов – нахождение оптимального соотношения между тремя основными критериями: стоимостью, результатом и временем. Достижение оптимальности между критериями может происходить исключительно при обсуждении приоритетов с руководителем и заказчиком. Результатом обсуждения становится матрица проекта, где даны четкие указания, какие критерии должны исполняться, не смотря ни на что, какие надо усилить, а какими можно пренебречь.
К первым, то есть тем, которые следует неуклонно выполнять, обычно относят сроки достижения конечной цели и бюджет.
Оптимизация стоимости и времени означает возможность уменьшить объем используемых ресурсов и сократить время на реализацию. Оптимизация результата – это добавление конечному продукту новых функций.
При решении вопроса о том, какими критериями можно пренебречь, нужно решить, чем заказчик может пожертвовать.
На рисунке 2 изображена матрица проекта по разработке нового высокотехнологичного модема.
Так как технологический процесс – величина быстро развивающаяся, то прибыль от реализации проекта напрямую зависит от времени попадания нового модема на рынок. Менеджер получает команду использовать любую из возможностей для сокращения сроков достижения конечной цели. Для этого можно пожертвовать (хотя и нежелательно) изменением стоимости, внеся корректировки по увеличению необходимых ресурсов. А вот изменять требования качества и список технологических характеристик категорически запрещено.
Многие менеджеры считают, что выполнение всех трех критериев – это основа успеха каждого проекта. В чем-то они правы. Но такое возможно только в том случае, когда реализация не сталкивается с какими-то проблемами, что на практике встречается крайне редко. Чаще всего руководители проектов принимают решения по выстраиванию критериев по степени важности.
Подводя итоги, стоит отметить, матрица проекта – вещь очень важная и полезная. Она является способом договориться с руководителем проекта и заказчиком о необходимости внесения корректировок в план проекта. Эти корректировки позволяют получить максимальный эффект по завершению проекта. Кроме того, матрица помогает прийти к общему взаимопониманию.
Но в это же время стоит заметить, что во время реализации может происходить смена приоритетов, например, заказчик может пожелать получить конечный продукт на один или два месяца раньше запланированного срока. Менеджер должен быть готов к любым изменениям и вовремя вносить корректировки в план.