Влияние оптимизма и пессимизма на планирование проекта

Объем проекта, согласно обсуждению модуля, представляет собой набор задач или работ, необходимых для выполнения проекта (Watt, 2014). RFQ (запрос предложения) — это предварительная форма от клиента, в которой описываются его требования к проекту и его ожидания от проекта. Точная спецификация масштаба проекта является основой для планирования проекта и точности оценки (Watt, 2014). Четкое определение масштаба проекта помогает в оценке стоимости или эффективном расчете стоимости проекта, при условии, что руководство проекта имеет предварительный опыт определения проекта (Martin & Miller, 1982). Гриффин (2015) исследует влияние оптимизма на планирование проекта, а также переоценку проекта из-за неприятного опыта в своей статье «Искусство создания точных оценок».

Последствия

Как переоценка, так и недооценка могут иметь негативные последствия, поэтому важно соблюдать баланс в оценках проекта. Давайте рассмотрим последствия обоих:

Переоценка. Когда проект постоянно переоценивается, это может привести к ненужным задержкам, увеличению затрат и упущенным возможностям. Переоценка может привести к отсутствию срочности, самоуспокоенности и неэффективному распределению ресурсов. Заинтересованные стороны могут потерять уверенность в способности команды выполнить работу вовремя, и это может негативно сказаться на моральном духе проекта (Латиф, 2020).

Недооценка. Недооценка проекта может привести к нереалистичным ожиданиям, спешке и повышенному стрессу в команде. Это может привести к срыву сроков, снижению качества и даже провалу проекта. Недооценка также может обострить отношения с заинтересованными сторонами, которые полагаются на точные оценки при планировании своей деятельности (Латиф, 2020).

Навыки управления проектами критически важны

Кейс. В настоящее время школа планирует свой 30 — летний выпускной вечер. Планирование началось в сентябре 2022 года с указанием различных сроков. По мере того, как школа собирала средства, различные этапы проекта оплачивались и вычеркивались из списка. Однако группа переоценила весь проект, предполагая, что к 4 июля прибывает, проект будет близок к завершению, и все на месте практически не вызовет трудностей, поэтому их оптимизм был выше крыши. Склонность переоценивать вероятность счастливых событий и недооценивать возможность негативных событий известна как склонность к оптимизму. Склонность к оптимизму побуждает большинство людей ожидать, что все пойдет гладко, даже когда логика показывает, что неудачи в жизни неизбежны.

В ситуации можно применить подход Гриффина. Хотя группа начала планировать заранее и установили разные сроки, была необходимость иметь параллельные планы на случай, если какой-либо из первоначальных планов пойдет не так. Приближаясь к фактической дате мероприятия, возникло несколько проблем; объект нуждается в обработке от вредителей, и необходима дополнительная палатка, палантины для выпускников задерживаются графическим дизайнером среди прочего. Кроме того, группа исчерпала бюджет. Весь этот опыт научил многому в управлении проектами и сроках. Изображение ниже суммирует описанный опыт.

Влияние оптимизма и пессимизма на планирование проекта

Изображение получено с https://www.scribbr.com/research—bias/optimism—bias/

Предубеждения оптимизма и пессимизма

В дополнение к тому, что изложено в статье, с предубеждениями оптимизма и пессимизма можно бороться, используя следующие стратегии (Вайдья, (nd):

Анализ исторических данных

Просмотрите прошлые проекты и их оценки, чтобы выявить закономерности и извлечь уроки из предыдущего опыта. Проанализируйте, где оценки пошли не так и почему. Поняв первопричины предвзятости оценок, вы сможете делать более обоснованные суждения в будущем.

Экспертная оценка и ввод данных

Привлеките к процессу оценки опытных членов команды или экспертов в предметной области. Их идеи и знания могут помочь выявить потенциальные риски, неизвестные факторы и зависимости, которые могут быть упущены из виду менее опытными людьми. Поощряйте открытое и честное обсуждение сложностей проекта.

Разбивка задач

Разбейте проект на более мелкие, управляемые задачи. Оценка небольших компонентов часто бывает более точной, чем оценка проекта в целом. Этот подход позволяет лучше идентифицировать потенциальные проблемы и неопределенности.

Оценка рисков

Проведите тщательную оценку рисков для выявления потенциальных препятствий и неопределенностей. Назначьте вероятности для каждого риска и включите их в процесс оценки. Эта практика помогает учитывать потенциальные задержки и непредвиденные события.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Выделите дополнительное время и ресурсы для непредвиденных проблем или рисков. Создание буфера на случай непредвиденных обстоятельств в ваших оценках может помочь смягчить влияние непредвиденных обстоятельств и свести к минимуму потребность в спешке или снижении качества.

Итеративная оценка

Признайте, что оценки не являются фиксированными и должны регулярно переоцениваться по мере продвижения проекта и появления новой информации. Постоянно пересматривайте и уточняйте оценки на основе отзывов, отзывов и уроков, извлеченных в ходе выполнения проекта.

Применяя эти стратегии, вы можете повысить точность оценки своих проектов, найти баланс между оптимизмом и пессимизмом и повысить свою способность выполнять проекты вовремя, в соответствии с ожидаемым объемом и качеством.