Управление проектами как метод достижения поставленных целей

Каждый директор желает, чтобы его компания приносила прибыль. И это желание распространяется не только на сегодняшний день или неделю; но и на ближайшие годы. То есть, в итоге, руководитель постоянно идет к достижению поставленной перед ним цели.

Но бизнес – совсем нелегкое дело, и не всегда удается выполнить все, что намечалось ранее. В дела могут вмешаться внутренние конфликты в компании или прочие внешние обстоятельства.

Любой административный аппарат, имеющий сложную иерархическую структуру, ежедневно решает огромное количество разнообразных задач: от самых простых до наиболее сложных. Особенно это касается тех компаний, которые зачастую вводят новые направления деятельности и реализуют большое количество проектов.

Предположим вам поставлена задача по открытию нового ресторана. Для успешного завершения миссии потребуется пройти несколько этапов:

• Решить вопрос с помещением (арендовать или выкупить).
• Набрать квалифицированный персонал, что является довольно большой проблемой в связи с тем, что в рестораны пытаются попасть многие: от студентов, опыт работы которых в общественном питании крайне ничтожен, до советских поваров, считающих эталоном меню выбор блюд какого-нибудь советской столовой.
• Наладить взаимоотношения с поставщиками оборудования и продуктов питания.
• Сформировать логистическую сеть.
• Собрать весь перечень необходимых для регистрации документов.

Кроме этого, потребуется еще решения огромного количества задач, прежде, чем двери вашего ресторана откроют двери для первых посетителей. И каждый инвестор, выделивший финансовые средства для развития бизнеса, желает получить прибыль и как можно скорее. Что же необходимо сделать, чтобы результат оправдал ожидания всех участников процесса. Ответ один: внедрить проектное управление.

Как управление проектами может помочь менеджеру?

Что подразумевается под проектом? Проект – конечная цель, которая должна быть достигнута за определенный промежуток времени, заданный перед началом его реализации. Стоит понимать, что не может существовать двух идентичных проектов. И, что немаловажно, проект имеет свои ограничения в виде временного интервала на реализацию и объема вложенных в него средств.

За каждым проектом должен был ответственен один человек – руководитель или куратор проекта. Он и отвечает перед клиентом за качество выполненной работы. И поэтому обладает всей полнотой власти.

Чтобы проект был реализован точно в срок и уложился в рамки вложенных инвестиций, на практике применяют управление проектами.

Проектное управление может помочь менеджеру в успешной реализации любого проекта:

1. Все цели становятся отчетливыми, а результаты предсказуемыми, так как перед началом проекта формируется четкий план действий и оговаривается календарь поэтапного выполнения работ. Во время любого этапа в проект можно внести корректировки. Выявленные перед началом риски и найденные способы их преодоления снижают возможность провала всего мероприятия.
2. Вся деятельность становится прозрачной. Упрощается мониторинг и управление всеми производственными процессами.
3. Успех реализации зависит от качества выполнения работы всеми участниками, что повышает их заинтересованность в грамотном исполнении поручений.

Любой проект имеет четыре основных фазы реализации

• Во время первой фазы руководитель проекта или его идейный основатель должен доказать инвестору финансовую привлекательность предлагаемого проекта. Зачастую вся информация излагается в бизнес-плане. Начало реализации начинается после подписания договора о начале работ; привлекается менеджер или руководитель проекта.
• На втором этапе сформированная команда разрабатывается эффективный план реализации проекта. В этот план включается:
  • o Определяется миссия проекта.
  • o Все работы разбиваются на основные блоки, что позволяет максимально вникнуть в поставленные задачи.
  • o Составляется график работ и определяется дата окончания реализации. Составляется график на основе существующего объема финансовых и материальных средств, а также сложности реализуемого проекта.
  • o Формируется бюджет мероприятия, разрабатывается график потребностей в ресурсах.
  • o Обозначаются возможные риски, ставящие под угрозу реализацию проекта, и определяются методы выхода из сложных, критических ситуаций.
  • o И многое другое.
• Третья фаза или фаза реализация является самой затратной; именно во время выполнения этой фазы расходуется большая часть выделенных ресурсов. Данный этап характеризуется необходимость постоянного мониторинга за выполнением работ, отслеживания происходящих трансформаций и оперативного реагирования на негативные последствия от возможно неправильных действий.
• По завершению выполняются оставленные задачи, подводятся итоги выполнения проекта.

Использование проектного управления при реализации любого проекта увеличивает его шансы на положительный результат, именно поэтому оно стало настолько популярным как в крупных корпорациях, так и в небольших предприятиях. Однако переход к управлению проектами сопряжен с рядом проблем: необходимостью заполучить квалифицированный (сертифицированный) штат сотрудников, разработать методологии, изучить практики внедрения в других компаниях и пр.