Руководство от экспертов: 5 шагов по выбору ПО для управления проектами
Все, что вы хотели знать о том, как выбрать информационный продукт для вашей проектной команды! Мы надеемся, что вы найдете нашу статью полезной.
Шаг 1: Начните с проблемы.
Шаг 2: Привлеките ваших пользователей для определения исходных требований.
Шаг 3. Оценка инструментов взаимодействия.
Шаг 4: Рассмотрите виды интеграции программного обеспечения.
Шаг 5: Измерьте влияние изменений.
Примите решение.
Шаг 1: Начните с проблемы
Наиболее важным фактором являются уязвимости бизнес процессов и боли, которые должны быть закрыты с помощью искомого инструмента. Ваша компания имеет несколько болевых точек. Важно определить их приоритетность для того, чтобы они соответствовали вашим потребностям. Очень важно оглянуться назад и рассмотреть потребности своей команды, прежде чем вы начнете исследовать софт. Проектная команда уже очень хорошо работает вместе, или эта покупка встряхнет ваши процессы? Если все идет гладко, то вы захотите найти ПО, которое соответствует вашему текущему динамическому и рабочему процессу. Или, с другой стороны, есть возможности для совершенствования, то ищите инструмент, который приблизит вас к тому рабочему процессу, который вы хотели бы видеть, когда работает ваша проектная команда.
Шаг 2: Привлеките ваших пользователей для определения исходных требований
Хорошо, вы можете не включать каждого пользователя в процессе выбора, но вы должны принимать во внимание пользователей. Если бы вы подбирали подобный софт для клиента, вы могли бы ожидать участия пользователя, не так ли? Поэтому выбирая ПО для управления проектами отнеситесь к этому так, как будто вы подбираете его для внешнего клиента. Сначала нужно выяснить, кто собирается использовать ПО по управлению проектами. Определите пользователей на основе того, какие данные вы хотели бы видеть в своих бизнес процессах. Допустим, что учет времени по проектами не важен для вашей компании. Так что функция отслеживания времени, не является критическим требованием для инструмента, который вы планируете использовать.
Думайте о бизнес-задачах, которые вы определили в шаге 1, и данных, необходимых для управления ими. Затем подумайте о том, кто будет предоставлять вам эти данные. Теперь, когда вы знаете, кто ваши пользователи, вы можете начать обсуждать с ними данный вопрос. Важно, чтобы вы получили требования от людей, которые действительно будут использовать это ПО. Это поможет избежать жалоб в дальнейшем. На сегодняшний день самый быстрый и простой способ сделать это — провести опрос. Используйте бесплатные онлайн-инструменты и попросите каждого члена команды ответить на несколько ключевых вопросов. Тогда вы будете видеть тренды или общее в ответах участников проектной группы.
Очень часто организации нанимают консалтинговые компании для проведения интервью и опросов конечных пользователей. Это хороший путь для получения обратной связи от своих пользователей (посредством стандартизированных анкет) о том, что действительно нужно для организации их работы так, как будет всем комфортно. Еще одно требование которое стоит учитывать: как продукт поможет вам отслеживать и измерять вовлеченность заинтересованных сторон? Слишком часто, модели планирования проекта принимают поддержку как должное. Менеджеры проекта не только должны попытаться заручиться поддержкой, но и должны быть в состоянии сказать, какая поддержка им нужна. Затем нужно выровнять внутренние методологии проектного управления. Документировать все требования, критерии оценки и варианты использования — это хорошая практика. Потому что вы делаете это для других проектов, не так ли?
Шаг 3. Оценка инструментов взаимодействия
На данный момент вы знаете, в чем нуждаются ваши пользователи и пора начать смотреть какие IT-продукты могли бы удовлетворить ваши требования. Самая трудная задача это попытаться сравнить ИТ-решения, когда 80% функциональности одинаковые (мы гарантируем, что инструменты управления проектами будут иметь функцию документооборота и функцию управления задачам). Остальные 20% могут значительно расходится – от алгоритмов планирование, использования расширенных функций до совместной работы виртуальных команд.
Вы должны составит шорт-лист решений, которые соответствуют лишь вашим требованиям и сравнить аналогичные продукты на измеряемые критерии. В противном случае вы, с членами проектной команды, всегда будете, в конечном итоге, склоняться в пользу более низкого уровня и простых в использовании средств управления задачами, в то время как конкуренты будут предпочитать более всесторонние продукты.
Все возвращается к тому, как работает команда, или хочет работать. Все больше и больше проектов реализуются в режиме реального времени, и все больше и больше команд переходят на гибкие методологии управления проектами, но не каждая организация добилась полного перехода. Очень важно выбрать именно тот инструмент, который сейчас удовлетворяет потребности вашей команды, и может адаптироваться к вашей будущей эволюции. Это дает проектным командам время, чтобы выбрать ПО без давления.
Мы также предлагаем некоторые дополнительные факторы, которые помогут Вам создать шорт-лист из этого непростого рынка. Вы также можете рассмотреть:
- Служба поддержки и обслуживание.
- Варианты покупки, отсрочка, лизинг, SaaS или коробочная версия.
- Отраслевая экспертиза.
- Планы развития ПО.
Шаг 4: Рассмотрите виды интеграции программного обеспечения
На данный момент вы находитесь ближе к вашему список инструментов и у вас есть хорошее представление о том, какие продукты отвечают вашим потребностям. Пора подумать о существующих возможностях программного обеспечения — интеграцию в системе ERP, CRM-систему или бухгалтерскую программу. Интегрированные системы управления проектами называются EPM — Enterprise Project Management. Интеграция действительно способствует более эффективным рабочим процессам проектной команды. Простые инструменты, которые имеют возможность на десятки интеграций, для расширения их функционала могут быть более экономичным вариантом. Вы существенно ускорите ваши бизнес-процессы, если вы избежите копирования и вставки данных вручную.
Шаг 5: Измерьте влияние изменений
Наконец, подумайте об оценке влияния инструмента, который будет использовать команда. Важно, провести измерение влияния проектного управления в отношении стоимости и целей внедрения. Решение приоритетных задач, должно показать, чувствуют ли пользователи, что решение делает их жизнь легче. Введение новых технологий в проектную команду, для повышения «управляемости» — это не оправдание. Команде не стоит путать простоту отправки электронных сообщений с реальным управлением проектами. Новые функциональные возможности — это здорово, но бизнес-процессы по — прежнему нуждаются в поддержке четким взаимодействием. Один из лучших способов управлять изменениями — это поиск инструмента, который предлагает готовые отраслевые решения с возможностью настройки.
Принятие решения
Этот процесс в 5 шагов поможет вам прийти к правильному решению о том, что управление проектами будет наилучшим образом поддерживать работу вашей команды. Самая сложная часть – выбор. Теперь вы можете собрать всю информацию и документацию, необходимую для принятия внутреннего решения. Решать Вам!
