План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Правда в том, что есть довольно много вещей, которые необходимо учитывать при управлении проектом. Хотя план взаимодействия с заинтересованными сторонами не всегда является необходимым, для длительных и тяжелых проектов он безусловно понадобится. Имея это ввиду, мы хотели бы описать некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Это нужно, в основном, для того, чтобы вы смогли создать с нуля тот проект, который соответствует ожиданиям заинтересованных сторон и выполняет свое предназначение. Итак, давайте начнем.

Выявление потребности в общении

Это довольно очевидно, но особенно важно. Ваш клиент и все заинтересованные стороны должны быть хорошо осведомлены о том, что вы невероятно озабочены реализацией проекта и выражаете искреннюю необходимость в налаживании удобных каналов коммуникации и получении обратной связи. При этом вы моментально завоюете их доверие, и в целом это один из самых главных шагов, которые вы должны сделать на первых этапах проекта. Проблемы коммуникаций губят большинство хороших проектов. Не стесняйтесь переспрашивать и уточнять, это позволит вам сократить много ресурсов и времени. Возможно, на самом деле никому не нужны будут работы, которые вы запланировали, и весь проект довольно простой. Не изобретайте велосипед.

Определяйте каналы, периодичность и методы коммуникаций

Это тоже очень важно. Важно создать методы, которые будут разработаны для установления конструктивного диалога, проведения встреч и общения. Это необходимо для того, чтобы все время подталкивать проект вперед и убедиться, что вы находитесь на верном пути. Имейте в виду, что заинтересованные лица, с которыми вы будете общаться, не всегда могут знать о технических деталях проекта. Проводите экскурсы в технические детали и делайте акценты на особенностях. Это один из самых успешных способов завоевать доверие клиентов и показать себя с выгодной стороны эксперта. Вы не только выполняете требования клиента для реализации проекта, но также позволяете ему вникнуть в технические характеристики проекта, что особенно ценится. Мировые тренды в проектном управлении направлены на открытость и гибкость в работе.

Выложите свой календарь

Когда вы начинаете управлять проектом, вы, вероятно, думаете, что вам будут звонить заинтересованные лица и общаться с вами время от времени или когда вам нужна будет какая-либо информация. Конечно, иметь оговоренный календарь встреч и периоды обсуждения без сомнения выгодно. Однако, если вы хотите привнести основательную прозрачность в ваш проект и получить в итоге полезную и своевременную обратную связь, то вам необходимо предварительно установить определенные временные промежутки для коммуникаций. Это сработает как фактор балансировки и согласования вашей работы и текущих достижений с требованиями и ожиданиями заинтересованных сторон.

Заключение

Как вы можете видеть, есть довольно много вещей, о которых вы и ваши стейкхолдеры должны быть должным образом осведомлены, когда дело доходит до составления плана взаимодействия с заинтересованными сторонами. Хотя это может показаться немного излишним, все-таки это важная часть плана проекта, и вы должны принимать её всерьез. Это единственный способ установить эффективные и прозрачные каналы коммуникации. В целом это нужно для того, чтобы помочь заинтересованным сторонам следить за развитием проекта, а также это поможет вам справиться с проектом более эффективно.