Ошибки в оценках проектов. Как избежать недооценки и переоценки?

Установление точных оценок, несомненно, трудная задача. Точные оценки часто имеют решающее значение для успешной разработки проекта и помогают организациям и отдельным лицам правильно планировать бюджеты, устанавливать временные рамки и управлять ресурсами. Однако при оценке проектов разные люди обычно дают разные оценки». Оценки, в конце концов, являются логическим результатом ряда вопросов, которые вызывают еще больше вопросов. «Сколько это будет стоить?» приводит к «Что мы делаем?» за которым следует «Сколько времени это займет?» «(Гриффин, 2015).

Многие из этих различий происходят из-за одной из двух ошибок — недооценки или переоценки. После прочтения статьи обе эти ошибки имеют негативные последствия, и решения следует принимать взвешенно. Недооценка — это когда оценки не соответствуют количеству времени и усилий, необходимых для выполнения задачи. Обычно это результат оптимизма или чрезмерно восторженного желания добиться успеха. Такой оптимизм заставляет тех, кто делает оценки, преуменьшать значение неизвестных и предполагать, что они смогут относительно легко столкнуться с любыми возникающими проблемами. Это приведет к невозможности завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Отсутствие опыта у тех, кто делает оценки, может привести к недооценке затрат, труда и материалов, необходимых для завершения проекта.

С другой стороны, переоценка предсказывает недостижимые или нереалистичные сроки. Обычно это результат пессимизма или того, что люди считают травмирующим прошлым опытом. В этих случаях, страх перед неизвестным заставляет людей переоценивать время и деньги, необходимые для завершения проекта. Это может иметь пагубные последствия, поскольку проект может показаться слишком дорогим для клиента или помешать эффективному использованию имеющихся ресурсов.

Недооценка, хуже, чем переоценка

Это связано с тем, что недооценка может привести к срыву сроков, недовольным клиентам и даже денежным потерям. Недооценивая, вы эффективно убеждаете своих стейкхолдеров в том, что можете достичь целей, которых в действительности достичь не можете. Это может привести к потере авторитета и доверия. С другой стороны, переоценка может быть неудобной и дорогостоящей, но обычно она не так вредна, как недооценка. Переоценка служит только подстраховкой на случай, если что-то пойдет не так. Это поможет гарантировать, что задержки или трудности не застанут вас врасплох. при оценке лучше быть как можно более точным. Однако, если вам приходится выбирать между переоценкой и недооценкой, переоценка обычно предпочтительнее. недооценка также может быть вредной.

Когда мы что-то недооцениваем, можно игнорировать потенциальные опасности или трудности и не делать необходимых приготовлений. Недооценка чего-либо может привести к неверным суждениям, нарушению сроков или плохой работе. Если мы не верим в свой собственный потенциал или способности, это также может привести к упущенным возможностям для развития и продвижения. В конце концов, важно стремиться к справедливой и точной оценке на основе имеющейся информации. Принимая решения, очень важно учитывать множество точек зрения, получать соответствующую информацию и осознавать собственные предубеждения. По мере поступления новой информации наши оценки должны быть гибкими и адаптируемыми.

Недооценка ситуации может привести к эффекту домино. Если вы недооцениваете, сколько времени потребуется для выполнения задачи, вы также можете недооценить, сколько времени потребуется, чтобы закончить задачу после этого, и так далее. Это может вскоре привести к тому, что проект будет значительно отставать от графика. Ваша репутация может быть подорвана недооценкой. Ваши заинтересованные стороны в конечном итоге перестанут доверять вашим оценкам, если вы постоянно недооцениваете время, необходимое для завершения проектов. Следовательно, может быть сложно получить одобрение будущих проектов. Потери в деньгах могут возникнуть из-за недооценки.

Если вы недооцениваете стоимость проекта, у вас может не хватить денег, чтобы заплатить за все. Это может привести к отказу от проекта или вынудить вас оплатить счет за дополнительные расходы. Конечно, у переоценки есть недостатки. Например, это может привести к пустой трате времени и денег и затруднить соблюдение сроков. Но при недооценке существует больший риск, чем при переоценке. Есть некоторые вещи, которые вы можете предпринять, чтобы предотвратить недооценку или переоценку ситуации, основанную на вашем предыдущем опыте или вашем стремлении надеяться на результат.

Осознавайте свои предубеждения

Для начала вы должны осознать свои собственные предубеждения. Если вы склонны быть чрезмерно пессимистичными, вам может потребоваться сознательно напомнить себе о том, что нужно быть более консервативным в своих прогнозах. С другой стороны, если у вас есть склонность к мрачности, вам, возможно, придется активно напоминать себе о том, что нужно быть более оптимистичным. Используйте ряд методов оценки. Существует множество подходов к оценке количества времени и материалов, необходимых для проекта.

Получите отзывы о своих оценках от членов вашей команды, заинтересованных сторон или даже экспертов в предметной области. Это может помочь вам получить более полное представление о проекте и выявить любые потенциальные риски или трудности. Возможно, вам придется изменить свои оценки по мере развития проекта в свете свежей информации или новых условий. Крайне важно уметь адаптироваться и быть готовым к изменениям, когда это необходимо.
Четко и открыто сообщайте свои оценки заинтересованным сторонам. Как только вы разработали свои оценки, сделайте это. В результате будут установлены ожидания, и потрясения будут предотвращены. Следуя этому совету, можно бороться со склонностью недооценивать или переоценивать, основываясь на своем предыдущем опыте или стремлении быть уверенным в результате. Это может помочь вам произвести более точные оценки и повысить вероятность завершения проектов в соответствии с графиком и в рамках запланированного бюджета.

Метод времени до охвата

Среди предложенных автором подходов к уменьшению неточностей оценок наиболее эффективным, является метод времени до охвата. Этот подход предполагает работу в рамках заданных временных ограничений проекта и обеспечение того, чтобы наиболее ценная работа была сосредоточена на заданных временных рамках. Это, как описано автором, лучше всего работает с методологией Agile, поскольку она позволяет расставлять приоритеты и перенаправлять фокус по мере обнаружения новой информации и необходимости учитывать новые приоритеты (Griffin, 2015). Этот подход эффективен, потому что он ничего не предполагает и принимает во внимание заданную среду, в которой должен осуществляться проект, и соответствующим образом корректирует. С другой стороны, преобразование объема во время считается наименее эффективным подходом. Это включает в себя определение объема функций и результатов, а затем оценку времени, которое может занять выполнение каждой из этих задач. Этот подход часто бывает неточным, поскольку его точность сильно зависит от знаний и опыта оценщика, которые сами по себе могут быть ограничены недостатком информации или просто опытом. Примером этого может быть клиент с бюджетом в 100 000 долларов США и определенной недельной ставкой команды. В таких случаях команде необходимо будет определить, как лучше всего использовать данный бюджет и какое максимальное количество недель они могут себе позволить. Этот процесс будет включать обсуждение предположений, задавание вопросов и последующую переоценку по мере необходимости (Griffin, 2015).

Заключение

Когда дело доходит до процесса оценки, важно сбалансировать реалистичность и стремление к точным ожиданиям. Важно бросить вызов своим собственным предположениям и объективно взглянуть на оценки, используя данные и идеи, чтобы помочь в оценках. Кроме того, обязательно изучите тему и проконсультируйтесь с экспертами, которые разбираются в конкретном проекте, это может помочь в оценках для получения более точных результатов. Осознание собственных предубеждений и проблем и сбор данных для борьбы с ними — лучший способ обеспечить точные оценки и успешные проекты. При правильном использовании подходы «объем ко времени» и «время к объему» могут помочь успешно выполнить наш проект, довольный как клиент, так и сотрудник.