Недооценка или переоценка. Что хуже для проекта?

Под оценкой понимается участие людей в прогнозировании прошлых проектов, личного опыта, отраслевых знаний и методов (Meyer, 2016). Он включает количественные оценки стоимости проекта, ресурсов или продолжительности его завершения (Институт управления проектами, без даты). Две причины, по которым оценка проекта имеет такое большое значение для менеджеров проектов, заключаются в том, что очень трудно добиться хороших результатов, а плохие оценки часто являются причиной превышения стоимости проекта или графика (Clayton, 2022).

Что хуже, переоценка или недооценка?

Неточная оценка проекта может создать множество проблем, в частности недооценку проектов. Недооценка крупных проектов может привести к провалу или позднему завершению проекта, перерасходу бюджета или неполучению выгод для бизнеса (Clayton, 2022). Хорошим примером неудачного проекта является Чикагский проект глубокого туннеля (Клейтон, 2022 г.). Проекты на бумаге, которые недооценены, показывают хорошие перспективы на концептуальной стадии, колеблются, барахтаются и вызывают разочарование на промежуточной и заключительной фазах (Costin, 1980).

Неточная оценка проекта также может привести к переоценке. Переоценка проекта относится к пессимистичной оценке проекта руководителем проекта (Twproject Staff, 2017). Это приводит к тому, что выполнение задач занимает больше времени, чем обычно, с более точным расчетным временем (Swmoore, 2010).

Переоценка дает руководителю проекта больше рычагов воздействия. Однако клиентам не нравится переоценка проектов, и они, как правило, находят способы возмещения дополнительных затрат. Согласно Swmoore (2010), переоценка лучше, чем недооценка. Под оценкой влияние на качество проекта и зависимости. С другой стороны, переоценка с меньшей вероятностью повлияет на общее качество и общие задачи.

7 способов улучшить оценку проекта

Согласно Холлу (2020 г.), есть 7 способов улучшить оценку проекта:
1. Определить работу по проекту — это можно сделать, получив более четкое определение вовлечения заинтересованных сторон в упражнение по структурной декомпозиции работ (WBS).
2. Попросите экспертов оценить работу. Попросите людей, знакомых с предметом, оценить работу.
3. Использование правильных методов оценки — заполните WBS и выполните восходящую оценку позже в проекте.
4. Уточнить оценки – пересмотреть оценки в плане управления расписанием.
5. Отслеживайте продолжительность усилий — отслеживайте и сравнивайте усилия и продолжительность с предполагаемыми усилиями, чтобы члены группы могли улучшить будущие оценки.
6. Определите резервы на случай непредвиденных обстоятельств – определите риски в проектной деятельности.
7. Определите и подтвердите допущения — исследуйте обоснованность допущений, поскольку неправильные допущения могут привести к неправильным оценкам.

Подходы, используемые для устранения неточностей

Автор Мэтт Гриффин предложил подходы к уменьшению неточностей оценки, таких как соотношение объема и времени и времени к объему. Объем времени дает временные рамки, в течение которых необходимо выполнить конкретную задачу. Время до объема использует время проекта и разделяет его на определенный объем.  размах по времени более эффективен. Область действия по времени будет отслеживать каждую задачу, чтобы убедиться, что они выполняются по графику, и свести к минимуму превышение бюджета. Каждому члену команды будет отведено определенное время для выполнения задачи, следовательно, будет больше ответственности. Время выполнения задач может быть легко изменено по усмотрению менеджеров. Объем времени также может минимизировать риски. Наоборот, время охвата приближает нас к гибкому процессу, когда наша дата поставки фиксирована, но рабочий продукт и результаты варьируются (Griffith, 2015).

Заключение

В заключение, оценки важны для любого проекта, однако сделать это очень сложно. Недооценка и переоценка проекта имеют последствия. Недооценка считается наихудшей, потому что график проекта и стоимость превышены. Менеджеры проектов должны серьезно относиться к оценке проектов, потому что клиенты склонны полагаться на них в плане получения точной информации.

Ссылки

Клейтон, М. (2022, 25 июля). Оценка проекта: освойте инструменты и методы. Онлайн-проекты PM.

Костин, А.А. (1980). Что заставляет большие проекты идти не так (и некоторые предложения, что с этим делать) Project Management Quarterly, 11 (1), 28–30.

Гриффин, М. (2015 г., 18 июня). Искусство создания точных оценок. Список отдельно.

Hall, H. (22 июня 2020 г.). 7 способов улучшить оценку проекта. Коуч проектных рисков.

Meyer, WG (2016). Оценка: наука о неопределенности. Доклад представлен на PMI® Global Congress 2016—EMEA, Барселона, Испания. Ньютаун-сквер, Пенсильвания: Институт управления проектами.

Институт управления проектами. (й). Оценка проекта.

Свмур. (2010, 11 июня). Что хуже: недооценка или переоценка? Стратегический ПМП.

Сотрудники Twproject. (2017, 6 июня). Самая эффективная стратегия оценки проектов

Twproject: программное обеспечение для управления проектами, управление ресурсами, учет времени, планирование, Ганта, Канбан.