Ключевые аспекты и методы уменьшения ошибок в проектах

Руководители проектов всегда должны давать точную оценку проектов их наиболее важными заинтересованными сторонами, т. е. спонсорами проекта и заказчиками. Спонсоры проекта хотят знать о бюджете проекта и его финансовой жизнеспособности, в то время как клиенты хотят знать, во сколько им все это будет стоить, как можно точнее и как можно раньше (Swanson, 2011). Во время планирования проекта команда проекта должна оценить объем и ограничения, временные рамки, ресурсы, необходимые для завершения проекта, бюджет проекта и ощущение связанного риска вместе с возможным снижением.

Подходы к уменьшению ошибок оценки

Гриффин (2015) предлагает ряд мер, которые помогут проектным группам избежать ловушек, связанных с оценкой проекта. Оптимизм исходит из ошибочного убеждения, что вся работа, определенная в рамках проекта, будет выполняться в оптимальных условиях, что вряд ли происходит в действительности. Это приводит к недооценке времени, стоимости и рисков, связанных с проектом, и приводит к тому, что команда проекта плохо подготовлена к любым непредвиденным обстоятельствам (Kalousek, 2020). Оптимистичные неточности обычно возникают из-за отсутствия опыта или предметных знаний у команды проекта, что приводит к катастрофическим слепым пятнам и упущению ключевых переменных, с которыми команда проекта не знакома или с которыми вообще никогда не работала.

С другой стороны, неточности пессимистической оценки проистекают из преувеличенной веры в то, что работа над проектом будет проходить в наихудших возможных условиях, что иногда приводит к переоценке затрат, времени проекта, рисков и даже масштаба (Пессимистическое определение времени, 2023). Это чрезмерно неустойчивое поведение связано с неблагоприятным прошлым опытом, из-за которого команда не может понять, что предыдущие проекты выполнялись в очень специфических условиях и могут вообще не применяться к этому проекту.

Приговорен к повторению

В этом типе оценки используется информация из предыдущих проектов, это будет хорошо работать, если действия очень хорошо отслеживаются с помощью проектных приложений. Это включает в себя отслеживание того, сколько времени потребовалось для выполнения определенной задачи, и эту информацию можно использовать для оценки того, сколько времени займет аналогичная задача сейчас. То же самое может быть вниз для оценки объема или стоимости. Гриффин предлагает программное обеспечение, такое как Tictoc и Time Tracker, для фактической регистрации времени

Дельта, Дельта и Дельта

Этот метод включает запрос экспертных мнений или оценок от ряда заинтересованных сторон в надежде, что точка зрения, которой придерживается несколько человек, с большей вероятностью будет правильной, чем точка зрения одного человека. Таким образом, все заинтересованные стороны предоставляют свою оценку, и если появляется закономерность или число, к которому все приближаются, то это будет использоваться в качестве оценки.

Обычно предпочитаются два приведенных выше метода, поскольку они устраняют ошибки, вызванные чрезмерным оптимизмом или пессимизмом в оценках. Метод отслеживания времени использует эмпирические данные из предыдущих проектов и не имеет ничего общего с чувствами оценщика. Второй метод использует экспертную оценку оценщика.