Кейс с завода. Как коммуникации рушат проекты улучшений.

Коммуникация – один из важных инструментов, которые помогают нам общаться с людьми. Правильное общение может помочь решить ряд вопросов и решить проблемы. Исследование 400 корпораций (со штатом более 100 000,00 человек в США и Великобритании) показало, что коммуникационные барьеры обходятся средней организации в 62,4 миллиона долларов в год из-за потери производительности. Следовательно, коммуникация должна быть эффективной и действенной для лучшего и бесперебойного функционирования организации. По предположению Шермерхорна (2010) общение – это межличностный процесс отправки и получения символов с прикрепленными к ним сообщениями. В результате вышеизложенного, литература по коммуникации, в этом документе делается попытка изучить коммуникационные проблемы, выделенные в случае с Планом прорывных улучшений.

Проблемы со связью

Одной из проблем коммуникации, которые были подчеркнуты, была эффективная коммуникация. В этом случае сообщение между двумя или более людьми и предполагаемое сообщение успешно доставляются, принимаются и понимаются (Коул, 2004). Однако среди персонала завода этого не произошло. Эффективное общение включает в себя не только то, как мы используем слова, но также охватывает несколько других навыков, таких как невербальное общение, то есть способность понимать свои собственные эмоции, а также эмоции другого человека, с которым вы общаетесь, привлекательное перечисление способности говорить напористо. Эффективное общение в организации позволяет сотрудникам углубить связь с другими и улучшить командную работу, способность принимать решения и решать проблемы.

Вертикальной коммуникации также не хватало, и Коул (2004) подчеркивает, что руководство должно передавать политику, планы, информацию и инструкции вниз, а сотрудники – вверху идеи, предложения, комментарии и жалобы (Коул, 2004).

Барьеры для общения были еще одной проблемой, которая была выявлена ​​в связи с информационной перегрузкой. Информационная перегрузка описывает избыток данных, представленных для внимания или обработки. Информационная перегрузка снижает способность эффективно функционировать, что может привести к принятию неправильных решений на работе, а также к неспособности принимать решения. (Коул, 2004). Это может привести к выгоранию, что влияет на демотивацию. Согласно теории, мотивация существует только в том случае, если существует определенное совпадение между вероятностью успеха, ожиданием получения вознаграждения и стоимостью этих вознаграждений для соответствующего сотрудника.

Канал связи

Канал связи – это путь или среда, по которой сообщение передается от отправителя к получателю. Хорошие менеджеры выбирают правильный канал связи или комбинацию каналов для достижения поставленной цели (Schermerhorn, 2010). Основываясь на информации, каналы, которые были обойдены в случае с планом прорывного улучшения, заключались в том, что менеджер не предоставил письменный документ, будь то электронная почта или официальное письмо, соответствующим лицам с изложением запланированного плана и политики. При этом он обошел этот канал связи.

Реализуйте такой план улучшения

Реализация такого улучшенного плана заключается в общении с командой через открытые встречи, а не по электронной почте. Встречаясь лицом к лицу, люди не только услышат сказанное, но и увидят и почувствуют связь с этим. Сообщения должны быть нацелены на потребности и интересы людей. Внимательно слушайте во время обсуждения. Задайте вопрос, чтобы убедиться, что вы понимаете, откуда люди. Создайте гостеприимную атмосферу, которая поможет поддерживать эффективное общение.

Предложения по эффективной реализации программы

Для эффективной реализации программы все участники бизнеса, а также заинтересованные стороны должны будут работать вместе для достижения общих целей. Также предлагается, чтобы менеджеры вносили операционные и организационные изменения, такие как изменение распорядка и задач персонала, высвобождая время персонала, возможно, создавая стимулы для приема на новые рабочие места и внедряя соответствующие программы обучения. Это поможет мотивировать сотрудников и добиться самореализации. Еще один фактор, который следует учитывать, – это провести оценку потребностей и ресурсов, в ходе которой менеджеры пытаются собрать важную информацию о текущей ситуации. (Дурлак, 2016).

Вывод

Коммуникация очень важна для успеха компании. Неэффективное общение может привести к дисфункции среди персонала и руководства, когда менеджеры осведомлены о различных каналах связи, которые они могут эффективно планировать, управлять и контролировать коммуникацию по проекту.