Искусство создания точных оценок для эффективного управления проектами

В этой статье будет рассмотрена статья «Искусство создания точных оценок». В этой статье Гриффина (2015) описывается подход к оценке продолжительности проекта и процесс взаимоотношений с клиентами. Автор описывает проблемы переоценки или недооценки проекта, стратегии решения этих проблем и подходы к смягчению неточных оценок. Для расширения знаний будет рассмотрен вопрос о том, кому и зачем в первую очередь необходима экспертиза проекта. Затем определяется структура для описания неопределенности в оценке проекта.

Почему оценка необходима для принятия решений?

Принятие решения — это сознательный акт, потому что бездумное и неосознанное принятие не может быть решением. Действительно, решениям всегда предшествует какой-то процесс построения, чтобы решение было достаточно сформулировано. Это относится к людям, принимающим решения, они должны иметь представление о множестве вариантов и об имеющейся возможности сопоставить различные варианты по существу. Это необходимо, чтобы избежать неоднозначного решения нескольких альтернатив. Другими словами, лица, принимающие решения, должны иметь представление о том, с чем они сталкиваются при принятии решения. Принятие решений, связанных с управлением бизнесом, требует рационального мышления и проверок с использованием более широких источников информации. Он требует тщательной оценки вариантов с учетом деталей при определении оценки. В конце концов, оценочные процессы, посредством которых формируется выбор, оказываются в широкой сфере смыслообразования (Steger, 2012).

Простое объяснение сложной структуры неопределенности

Непосредственными объектами изучения теории смыслообразования в менеджменте считаются знания и неопределенность (Френч, 2013), а в человеческом понимании они обычно представляются как противоположности. Как решить проблему неопределенности и знания? При возникновении ситуации могут быть обстоятельства, при которых вероятность наступления события достаточно высока и известна, точно так же, как наши знания о вероятности событий скудны, а уровень достоверных знаний очень низок. Для визуализации этих сложных конструкций Сноуден (2002) применяет матрицу Cynefin. Эта система помогает обсуждать различные формы неопределенности: от глубочайшей неопределенности через рост знаний по мере развития нашего понимания мира до стохастического поведения, возникающего в результате определенных событий. Матрица представлена ​​на рисунке 1.

gantbpm.ru/wp-content/uploads/2024/01/picture1avyva.avif» alt=»Искусство создания точных оценок для эффективного управления проектами» width=»849″ height=»719″ />

Рис. 1. Модель Cynefin.

Принцип Cynefin особенно интересен, потому что он противопоставляет друг другу неопределенность и знание. В результате чем больше мы знаем и получаем информацию из разных источников, тем меньше неопределенности в наших знаниях. Согласно классификации Цинефина, оно включает 4 категории: хаос, сложные, познаваемые и познаваемые пространства.

Описание концепции Cynefin и примеры

Концепция расширяет знания и ведет нас по сложному пути, проводя нас через последовательность последовательных шагов от хаоса к известному пространству. Идеально, когда мы находимся в сознательном состоянии и понимаем значение контекстов во всех пространствах. Было бы очень желательно, чтобы прогресс всегда шел против часовой стрелки, но, увы, люди часто ошибаются в восприятии причинности там, где ее нет, и исправляют свои ошибки, идя назад против часовой стрелки круга Кинефин. Ниже приведено описание каждого помещения.

• Абсолютный хаос. Если контексты находятся в хаотичном месте, мы абсолютно ничего не знаем. Хотя мы и получаем раздражители, мы не ощущаем корреляции между ними и, соответственно, не можем различить ни сущности, ни события.
• Очень сложное пространство. Мы начинаем понимать явления, чувствовать суть вещей и ориентироваться в событиях, но не можем различить причинно-следственные связи. Постепенно устанавливаются возможные причины и вероятные последствия, но нельзя с уверенностью сказать, что они истинны. Но вероятные причины некоторых последствий признаются.
• Познаваемое пространство. Со временем мы видим больше паттернов поведения, которые яснее и ближе к объяснению причины и следствия. Для подтверждения существования предположений начинаем проводить контролируемые тесты. И, в конце концов, мы уверены в своем взгляде на причину и следствие и создаем научные законы, отражающие это.
• Известное пространство. Со временем накопленный опыт помогает правильно рассчитать параметры для всех сценариев. В этот момент сбор данных прекращается, и мы полностью осознаем причину конструкции и можем предвидеть последствия.

На самом деле граница задается субъективностью и интересных вариантов развития событий может быть много. Между сценариями существует много параллелей, поскольку они используются в анализе решений на основе сценариев и воплощают упрощенные представления о вероятном будущем. Действительно посмотрите на этот мир с этой точки зрения:

• Известное пространство. Вы знаете, сколько времени вам нужно, чтобы пройти от дома до автобусной остановки, вы каждый день ходите по этому маршруту на работу, и вы накопили некоторую статистику. Вы точно знаете, что ваш путь займет 12 минут, и если на дороге нет препятствий (рисков), вы успеете за это время.
• Познаваемое пространство. Вам нужно пойти в магазин, вы не знаете, как далеко и сколько времени это займет. Вы подходите к прохожему (специалисту), он показывает примерное направление и сколько времени это займет. Либо вызываете такси и за известную стоимость и время таксист (оплачиваемый консультант) отвезет вас на место.
• Сложное пространство. Нужно побывать там, где еще никто не был, например потухший вулкан Ааяа в Северной Патагонии (название вымышленное), и нет специалистов, проделавших это, то ни времени, ни ресурсов не скажешь, или если может даже добраться до места.
• Хаос. Вы умеете ходить, но идти нет смысла, потому что ничего не понятно.

Проблемы оценки проектов и стратегии решения проблем

Вместе с появлением управления проектами возникли проблемы оценки проектов. А пере- и недооценка проектов негативно влияет на разные заинтересованные стороны. Автор в своей статье предлагает два подхода к смягчению неточностей в оценках.

• От масштаба к времени
• От времени к масштабу

Но прежде чем говорить об эффективности или неэффективности того или иного подхода, важно проанализировать тип проекта и понять реалистичность оценок в:

• Простой, известный проект — Вы сможете достаточно точно спланировать смету проекта самостоятельно.
• Знающий проект — Привлеките экспертов для проведения оценки на основе их опыта и системы управления рисками
• Сложный неизвестный проект. Используйте специальные методы и итеративный подход.

Отсюда логично предположить, что абсолютно все аналитические инструменты, используемые в операционном или рисковом анализе, требуют работы в известных и познаваемых пространствах. Эти модели основаны на предположениях, предполагающих наличие причинно-следственной связи. В сложном и неизвестном проекте, которым никто никогда не занимался, невозможно предсказать ни ресурсы, ни время, как бы вы ни переходили от объема к времени или наоборот.

В заключение могу констатировать, что стоит принять тот факт, что несмотря на известное мировое пространство, неопределенность не является абсолютным нулем, и мы должны принять возможность того, что мир может измениться. Мы должны принимать разумные риски, которые известны и предсказуемы. Экспертная оценка в понятном пространстве проекта важна для прогнозирования продолжительности и ресурсов с учетом глубокого управления рисками. Сложное пространство новых проектов не позволяет планировать продолжительность и график. К этим пространствам следует применять итерационные методы и структуры, обеспечивающие возможность проводить оценки с течением времени, чтобы устранить неопределенность по мере продвижения проекта.

Ссылки

Френч, С. (2013). Цинефин, статистика и анализ решений. Журнал Общества оперативных исследований, 64 (4), 547–561. https://doi.org/10.1057/jors.2012.23

Гриффин, М. (2015, 18 июня). Искусство создания точных оценок. Список отдельно.

Сноуден, Д. (2002). Сложные акты познания-Парадокс и описательное самосознание. Журнал управления знаниями ,6 (2).

Стегер, М. Ф. (2012). Создание смысла жизни. Психологическое исследование,23 (4), 381–385.