Важность и проблемы недооценки и переоценки проекта

Оценка является важным аспектом подготовки и планирования любого проекта, поскольку она помогает задать вопрос о том, сколько это будет стоить, что необходимо сделать и сколько времени потребуется для выполнения различных задач (Griffin, 2015). Сложность проектной деятельности заключается в получении качественных оценок, которые в значительной степени и достоверно отражают реальность. Таким образом, участие в процессе оценки на каждом этапе жизненного цикла проекта является постоянной важной обязанностью руководителя проекта. Однако часто возникает проблема смещения между недооценкой и переоценкой.

Влияние опыта на оптимизм и пессимизм в оценках проекта: необходимость баланса

Имея горький опыт, можно извлечь уроки, которые помогут предпринять необходимые шаги и гибкость в корректировке или создании послаблений, чтобы избежать попадания в предыдущий негативный опыт. Это выражение «быть побежденным один раз и дважды застенчивым» ярко отражает связь между оптимизмом и пессимизмом в оценках проекта. Можно согласиться с аргументом, что оптимизм в оценках проекта обычно появляется, когда отсутствие опыта заставляет нас игнорировать неизвестное и недооценивать задачи из-за отсутствия опыта, чтобы подкрепить предположения и после этого принимать вещи как должное, веря, что ничего не может пойти не так (Гриффин, 2015). Высокий оптимизм заставляет нас недооценивать масштабность предстоящих задач и соответствующие графики, необходимые для их выполнения.

Чаще всего мы оказываемся вовлеченными в догадки, которые связаны с некоторым уровнем смеси догадок и расчетов, в основном без адекватной информации. Считается, что ничего не может быть хуже этих двух возможных исходов, но руководители проектов не должны быть ни чрезмерно оптимистичными, ни пессимистичными.

Смягчение неточностей в оценках проектов: анализ предыдущего опыта и эффективность подходов

Автор предложил два подхода для смягчения неточностей в оценке, которые включают масштаб ко времени и время к масштабу. Анализ масштаба во времени фокусируется на определении того, сколько времени потребуется для выполнения задачи с учетом фиксированного набора функций и результатов, в то время как подход «время в масштаб» преобразует время с точки зрения объема с использованием ограничений, обсуждения сценариев, доверия к объему и планированию к худшему (Гриффин, 2015). Хотя подход «объем-время», как правило, эффективен, поскольку позволяет руководителю проекта понять объем проекта, распределяя при этом необходимое время, тем не менее, считается, что «достижение через проход» является, вероятно, наиболее эффективным подходом, поскольку он учитывает необходимость для открытого общения с клиентами, что гарантировало бы удовлетворенность клиентов.

По словам Гриффина (2015),руководителям проектов надлежит анализировать предыдущий опыт, неудачи и текущие оценки, чтобы снова не попасть в ту же ловушку, но это не помешает проекту столкнуться с новыми ошибками и новыми проблемами, которые не были предусмотрены во время концепции и выполнения нового проекта. От нас как руководителей проектов ожидается, что мы испытаем и столкнемся с наихудшим сценарием и подготовим соответствующие стратегии с нужными навыками и знаниями, чтобы преодолеть их лоб в лоб.

В заключение, по словам автора Griffin (2015), не существует единственного хорошего способа установить цены, нет единственного хорошего способа оценки, и вам нужно будет провести некоторые пробы и ошибки, чтобы увидеть, что работает для вас, ваше общение стиль, ваш дизайн и процесс разработки, а также ваши клиенты. Закончил он тем, что нужно пробовать что-то новое в оценке проектов. Например, когда все идет хорошо, как запланировано, всегда будут возможности использовать и улучшить методы оценки. Кроме того, очень поучительным является изменение характера бизнес-операций, вызванное инновациями и непрерывным стремлением человека к совершенствованию и развертыванию новых стратегий, которые могут помочь проекту в достижении желаемых целей.