Руководители проектов должны избегать спешки

Лучшее соблюдение стандартов, анализ воздействия на заинтересованные стороны и более тесная связь с вовлеченными сторонами (LaBrosse, 2020) могут помочь избежать проблем, которые могут возникнуть после запуска проекта. Проблемы, которые возникли В кейсе, возникли из-за нарушений стандартов, в том числе:

Попросите подрядчика представить самую низкую возможную цену независимо от объема работ.
Назначайте подрядчика без учета квалификации подрядчика, но на основе дружбы.
Удалите обязательные пункты из объема работ, чтобы сократить расходы по проекту.

Если бы компания выбрала грамотного подрядчика, выполнила проект в соответствии с объемом и сохранила качество результатов работ, этой катастрофы не должно было случиться. Кроме того, успех проекта следует рассматривать не только по тому, насколько проект может быть завершен вовремя и с наименьшими возможными затратами, но и по тому, как проект может обеспечить максимальную выгоду для компании и заинтересованных сторон после того, как проект будет запущен, а также минимальное негативное воздействие на заинтересованные стороны. Наконец, о любых существенных изменениях содержания проекта следует сообщать заинтересованным сторонам, включая руководство. Следовательно, руководство находится в проекте и знает о влиянии изменений в области, и если возникают проблемы, возникающие из-за изменений в области, руководство может поддержать и помочь найти решения этих проблем.

Применение и соблюдение стандартов

В целом необходимо для того, чтобы проект работал гладко и приносил пользу компании на основе первоначального плана. Быть инновационным и уметь мыслить нестандартно — это дополнительная ценность проекта при соблюдении применимых стандартов. В некоторых случаях новаторские люди могут помочь генерировать конструктивные идеи для проектов и помочь найти эффективные и быстрые решения, когда проекты сталкиваются со сложными проблемами. Однако, если новаторы могут создавать только нестандартные идеи, противоречащие стандартам, то эти люди могут помешать проекту.

Ключевые этапы жизненного цикла проекта

Управление интеграцией, объемом, временем/графиком, затратами, качеством, человеческими ресурсами, коммуникацией, рисками, закупками и заинтересованными сторонами — это десять областей знаний, которые становятся фундаментальными знаниями при управлении проектами (Watt, 2014). Однако управление объемом, временем/графиком и затратами является наиболее важной частью для руководителей проектов. Масштаб, время/график и затраты — это тройной треугольник ограничений в проекте (Watt, 2014). Если одна из трех частей меняется, другая должна быть уравновешена. Менеджер проекта должен быть внимательным и знать об изменениях в трех частях, чтобы реализовать проект в соответствии с ожиданиями, в соответствии с графиком и бюджетом.

Жизненный цикл проекта состоит из этапов инициации, планирования, реализации и закрытия (Ватт, 2014 г.), и все они важно контролировать должным образом, чтобы проект мог работать бесперебойно. Тем не менее, планирование является наиболее важным этапом проекта. Планирование должно быть проработано детально и реалистично с учетом возможностей компании. Недостаточное планирование может сделать фазу реализации не гладкой и в конечном итоге привести к задержкам проекта и затратам, превышающим бюджет. Кроме того, планирование, не учитывающее бюджет, также может задержать этап реализации и привести к тому, что результаты проекта не будут достигнуты, как ожидалось. Наконец, планирование, не соответствующее целям, потребностям, и руководство руководства потенциально может превратиться в бесполезный проект, который не принесет пользы компании. Таким образом, для руководителя проекта крайне важно выполнять и контролировать этап планирования как можно более строго и в соответствии со стандартами PMO.