Пять ключевых правил для управления проектами на расстоянии

В последнее время многие компании стали использовать модель, когда ее специалисты расположены в разных частях земного шара; они не арендуют дорогостоящий офис, требующего ежемесячного внесения арендной платы в сочетании с дополнительными издержками на мебель, компьютерное оборудование и др. При этом многие из таких компаний довольно успешны в своей отрасли.

Что же является причиной их успеха? Факторов, определяющих успех деятельности любого предприятия, довольно много, и одним из них является управление проектами. В данном случае проектное управление производится дистанционно. Давайте рассмотрим пять основных правил удаленного управления процессами реализации проектов, которые могут быть положены в основу любой деятельности.

Правило №1. Если вы чего-то не написали, то этого просто не существует

Особенность удаленного управления заключается в том, что общение среди членов команды происходит через коммуникационные средства интернета. Именно поэтому подтверждение каких-либо договоренностей, прозвучавших в устной форме, посредством электронных писем стало неопровержимой догмой.

Но это не означает, что ваш заказчик должен ежедневно писать вам письма на десятки мегабайт. Гораздо удобнее использовать для этого сервис Google Docs, где будут собраны все соображения и пожелания.

И здесь важен не только сам факт наличия документа, но и правильность его написания, чтобы во время принятия каких-либо решений были видны даже самые маловажные мелочи.

Данный метод понижает степень бюрократизма в процессе реализации проектов, а также снижает риски, которые напрямую связаны с недопониманием среди членов команды и заказчиком.

Правило №2. Грамотность сбора обратной связи

Любую обратную связь можно рассматривать как инвестиции, вложенные в развитие дальнейших отношений. Диалог – это метод для поиска решения возникающих проблем на более высоком, взрослом уровне.

Обратная связь – это не постоянные походы к клиентам с огромным списком вопросов. Это обсуждение наиболее актуальных проблем и задач на каждом этапе итерации проекта, где можно выяснить, насколько проект прозрачен для заказчика, а если нет, что необходимо предпринять, чтобы это исправить.

Существует три ключевых ситуации, которые в дальнейшем могут привезти к возникновению проблемных ситуаций.

Во-первых, клиент может прийти лично решить проблему, когда он знает, что именно ему не нравится.

Во-вторых, клиент может считать, что в проекте есть проблемы, и он уверен, что знает, где кроется источник. Однако, его мнение не всегда может быть истинным, что требует от членов проектной команды больше проницательности.

В третьих, клиент может просто молчать. До заказчика нельзя дозвониться, он не отвечает на электронные письма, поэтому вы не можете уточнить ряд важных для реализации проектов вопросов. Поэтому, если что-то пойдет не так, вы узнаете об этом очень поздно.

Продуктивность в данном случае достигается посредством сетевых средств связи, например, мессенджера Skype. Важно договориться с клиентом о постоянных сеансах, где можно обсудить задачи, вопросы и проблемы в реальном времени.

В дополнение к общению через интернет можно добавить ежедневные краткие отчеты, отправляемые по электронной почте, где необходимо описывать те задачи, которые не могут быть решены без вмешательства заказчика.

Правило №3. Репутация – не вещь, которую можно купить

Единственный путь к высокой репутации среди заказчиков – заработать ее. Проблема удаленной команды заключается в необходимости уделить намного больше внимания любым мелочам в течение всего процесса реализации проекта, чем классической компании.

Второй принцип работы удаленного коллектива – прозрачность. Старайтесь описывать все этапы проекта как можно тщательнее, и не важно, проект это за 10 000 рублей, или за несколько миллионов. Тщательно обосновывайте ваше ценообразование. Подробный прайс-лист – вот ключ к успеху в переговорах с любыми компаниями.

И, пусть это покажется немного странным, проявите творческий подход к любым офлайновым мероприятиям: замените обычные белые конверты красочными с вашим логотипом и пр.

Правило №4. Ключевой момент успешной работы – грамотная синхронизация членов команды

В команду для работы в удаленном коллективе должны попадать только те сотрудники, которые способны трудиться в этом режиме. И главное здесь – найти мотивацию. Чтобы понять, может ли кандидаты стать хорошим сотрудником на удаленке, попросите выполнить его небольшое тестовое задание.

Человек не должен быть склонен к прокрастинации. Он должен уметь распланировать свой рабочий день и отчетливо понимать, что удаленная работа практически ничем не отличается от такой же работы в офисе.

Синхронизации помогает правила, которые применимы к любой офисной жизни, например, сообщать коллегам, если вы куда-то уходите, здороваться утром в начале рабочего дня и прощаться в его конце.

Дайте вашим подчиненным поговорить на отдаленные от работы темы, например, обсудить последний эпизод «Звездных войн».

Правило №5. Обстоятельность должна быть заложена в каждого участника проектной команды

Руководитель проекта (как и его менеджер) обязаны уметь передавать всю суть проблемы в 10 случаях из 10. Это крайне важно, поэтому поиск хорошего менеджера может занять больше времени, чем предполагалось.

Чтобы найти грамотного специалиста необходимо провести собеседование, где можно смоделировать несколько ситуаций, которые позволят выявить у кандидата уровень сообразительности.

Перфекционизм также крайне важен для менеджера проектов. Чтобы понять, насколько кандидат внимателен к любым мельчайшим деталям (например, к пробелам или запятым), попросите провести его форматирование какого-либо текста, например, типового договора на оказание услуг.