Закупки

Закупки — это процесс приобретения товаров, услуг или работ, необходимых для обеспечения деятельности компании. Они включают в себя этапы планирования, выбора поставщиков, заключения контрактов, контроля исполнения и оценки качества поставляемой продукции или услуг. Эффективная система закупок играет ключевую роль в снижении издержек, обеспечении качества и устойчивости бизнеса.

Основные этапы процесса закупок

1. Планирование

Определение потребностей организации и составление плана закупок.

Ключевые действия:

Формирование бюджета.
Составление перечня необходимых товаров и услуг.
Оценка сроков поставок.

Пример:

Разработка годового плана закупки сырья для производства.

2. Поиск поставщиков

Выбор подходящих поставщиков, которые могут удовлетворить требования компании.

Ключевые действия:

Проведение тендеров.
Изучение рынка.
Оценка репутации поставщиков.

Пример:

Объявление тендера на поставку строительных материалов.

3. Заключение контракта

Оформление договорных отношений с поставщиками.

Ключевые действия:

Переговоры о цене и условиях.
Заключение договора.
Согласование условий доставки и оплаты.

Пример:

Подписание контракта с логистической компанией на годовые поставки.

4. Контроль исполнения

Обеспечение соблюдения сроков и условий поставок.

Ключевые действия:

Мониторинг статуса поставок.
Контроль качества товаров.
Взаимодействие с поставщиками для устранения проблем.

Пример:

Проверка состояния партии продукции при её приёмке.

5. Оценка эффективности

Анализ результатов закупок и оценка поставщиков.

Ключевые действия:

Сравнение затрат с планом.
Оценка надёжности и качества работы поставщиков.

Пример:

Проведение ежегодного анализа стоимости и качества поставленных материалов.

Модели закупок

1. Централизованные закупки

Закупки управляются из единого центра (головного офиса).

Преимущества:

Снижение затрат за счёт крупных заказов.
Контроль и стандартизация процессов.

Пример:

Закупка офисных принадлежностей для всей компании централизованно.

2. Децентрализованные закупки

Закупки осуществляются на уровне подразделений или филиалов.

Преимущества:

Гибкость в удовлетворении локальных потребностей.
Быстрая реакция на изменения.

Пример:

Филиалы компании сами закупают материалы у локальных поставщиков.

3. Смешанная модель

Комбинирование централизованных и децентрализованных подходов.

Пример:

Централизованная закупка ключевых товаров и децентрализованное приобретение менее значимых позиций.

Инструменты и технологии для управления закупками

ERP-системы (Enterprise Resource Planning): Интегрированные платформы для управления бизнес-процессами, включая закупки.

Пример:

SAP, oracle ERP.

Системы электронных торгов (e-procurement): Автоматизация процессов закупок через онлайн-платформы.

Пример:

Prozorro, B2B-Center.

Аналитические платформы: Используются для анализа данных о закупках и прогнозирования.

Пример:

Tableau, power BI.

Системы управления цепочками поставок (SCM): Оптимизация взаимодействия с поставщиками и контроля поставок.

Пример:

Blue Yonder, Kinaxis.

Инструменты автоматизации: Использование роботов (RPA) для обработки документов и выполнения рутинных задач.

Пример:

UiPath, Automation Anywhere.

Современные тренды в закупках

Устойчивые закупки (Sustainable Procurement): Учитывание экологических и социальных факторов при выборе поставщиков.

Пример:

Закупка сырья у поставщиков, сертифицированных по стандартам экологической ответственности.

Цифровизация процессов: Автоматизация и использование данных для управления закупками.
Переход на локальных поставщиков: Снижение логистических рисков и поддержка местных экономик.
Управление рисками: Оценка рисков поставок и разработка стратегий их минимизации.
Кибербезопасность в закупках: Защита данных о поставках и конфиденциальной информации компании.

Преимущества эффективных закупок

Снижение затрат: Рационализация процессов помогает экономить средства.
Повышение качества: Тщательный выбор поставщиков обеспечивает высокое качество товаров и услуг.
Укрепление отношений с поставщиками: Долгосрочные контракты и сотрудничество повышают надёжность поставок.
Гибкость: Оперативное реагирование на изменения спроса или рыночных условий.
Снижение рисков: Продуманный процесс закупок предотвращает задержки и перебои.

Пример исследования

Согласно исследованию Monczka et al. (2015), компании, применяющие стратегический подход к закупкам, достигают экономии до 15% на закупаемых товарах и услугах, а также демонстрируют более высокий уровень операционной эффективности (doi:10.4324/9781315637618).

Источник

Monczka, R. M., Handfield, R. B., Giunipero, L. C., & Patterson, J. L. (2015). Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning. https://doi.org/10.4324/9781315637618

Ниже представлена подборка статей о закупках, раскрывающих методы управления процессом приобретения товаров и услуг.

Business