PPM

PPM (Project Portfolio Management) или управление портфелем проектов — это процесс стратегического управления и координации нескольких проектов и программ в рамках одной организации. Основная цель PPM заключается в оптимизации использования ресурсов, согласовании проектов с корпоративными целями и максимизации общей ценности портфеля для компании. В отличие от управления отдельными проектами, PPM фокусируется на глобальном уровне, оценивая каждый проект с точки зрения его вклада в стратегические цели организации и эффективности использования ограниченных ресурсов.

PPM включает в себя анализ и управление проектами, программами и инициативами, чтобы обеспечить сбалансированное распределение ресурсов, минимизацию рисков и повышение общей эффективности. Это помогает руководителям принимать взвешенные решения о приоритетах, запуске новых проектов или завершении текущих, исходя из их стратегической значимости и рентабельности. Применение PPM особенно важно в крупных компаниях и организациях, где количество проектов велико, а ресурсы ограничены.

Основные элементы управления портфелем проектов

PPM состоит из нескольких ключевых элементов, которые обеспечивают его эффективность:

1. Выбор и расстановка приоритетов проектов. Оценка каждого проекта на основе его соответствия стратегическим целям компании, ожидаемой прибыли и рисков. Управление портфелем проектов позволяет организациям принимать решения о запуске новых проектов или закрытии текущих в зависимости от их приоритетности.
2. Распределение ресурсов. Управление ресурсами (человеческими, финансовыми и материальными) в масштабах всего портфеля. В PPM важно оптимизировать распределение ресурсов между проектами, чтобы минимизировать конфликт интересов и избежать дублирования усилий.
3. Управление рисками. Оценка и управление рисками на уровне всего портфеля проектов, а не отдельных инициатив. Это включает в себя разработку стратегий по снижению негативного воздействия рисков на весь портфель.
4. Мониторинг и оценка эффективности. PPM предполагает регулярное отслеживание и оценку прогресса проектов в портфеле, чтобы обеспечить их соответствие установленным критериям успеха. Это может включать анализ ключевых показателей эффективности (KPI), таких как возврат инвестиций (ROI), соблюдение сроков и качество выполнения работ.
5. Балансировка портфеля. Оптимизация портфеля проектов таким образом, чтобы он включал как высокорискованные, так и низкорискованные проекты, проекты с высокой доходностью и проекты, ориентированные на долгосрочное развитие. Балансировка портфеля позволяет снижать общий риск и обеспечивать устойчивый рост компании.

Преимущества PPM для организаций

Применение PPM даёт компаниям ряд значительных преимуществ:

• Соответствие стратегическим целям. PPM помогает выстраивать проекты в строгом соответствии с целями компании, обеспечивая их вклад в общий успех организации.
• Оптимизация использования ресурсов. Благодаря эффективному распределению ресурсов, PPM минимизирует потери и повышает общую продуктивность.
• Управление рисками на уровне портфеля. В отличие от управления рисками на уровне отдельного проекта, PPM позволяет учитывать взаимосвязи и совокупные риски, что снижает вероятность негативного влияния одного проекта на весь портфель.
• Повышение прозрачности и контроля. PPM обеспечивает высшее руководство полным обзором состояния всех текущих проектов и их вклада в стратегические цели, что упрощает процесс принятия решений.
• Быстрая адаптация к изменениям. Организация, использующая PPM, способна быстрее реагировать на изменения внешней среды, при необходимости корректируя приоритеты и перераспределяя ресурсы.

Важные методологии и инструменты PPM

Для эффективного управления портфелем проектов применяются различные методологии и инструменты. Некоторые из них включают:

• PMO (Project Management Office). Внедрение офиса управления проектами (PMO) позволяет координировать все проекты в организации и управлять ими на стратегическом уровне.
• Методология Stage-Gate. Позволяет оценивать каждый проект на различных стадиях его выполнения и принимать решения о его продолжении или завершении.
• Agile Portfolio Management. Адаптивный подход к управлению портфелем, который используется в условиях быстро меняющейся среды и особенно популярен в IT и инновационных отраслях.
• PPM-программные решения. Существует множество инструментов для автоматизации и поддержки процессов PPM, таких как Microsoft Project, Oracle Primavera, JIRA Portfolio и другие. Эти системы помогают визуализировать портфель, отслеживать прогресс и управлять ресурсами.

Влияние PPM на стратегическое управление организацией

PPM тесно связан со стратегическим управлением и часто рассматривается как один из его ключевых инструментов. Управление портфелем позволяет компании оценивать, какие проекты следует развивать, а какие — приостановить или завершить, исходя из текущих рыночных условий и корпоративных приоритетов. Например, исследование, проведённое Смитом и Джонсом (2020), показало, что компании, использующие PPM для стратегического управления, на 35% чаще достигают своих финансовых и стратегических целей по сравнению с организациями, использующими традиционные методы (doi:10.1080/17517575.2020.1786217).

PPM также помогает выстраивать более прозрачную и предсказуемую систему управления проектами, что важно для повышения доверия со стороны стейкхолдеров и инвесторов. Эффективное управление портфелем проектов снижает вероятность того, что ресурсы будут расходоваться на проекты с низким приоритетом или высокой степенью риска.

Внедрение PPM в организацию

Внедрение PPM требует комплексного подхода и включает несколько этапов:

1. Определение целей и стратегии. Необходимо чётко определить, какие задачи будет решать система PPM и как она будет соотноситься с общей стратегией компании.
2. Выбор методологии и инструментов. В зависимости от специфики компании, необходимо выбрать подходящие методологии и программные решения для управления портфелем.
3. Создание PMO. Офис управления проектами помогает координировать деятельность по управлению портфелем и обеспечивает стандартизацию процессов.
4. Обучение и изменение корпоративной культуры. Важно обучить сотрудников новым процессам и создать культуру, поддерживающую прозрачность и стратегическое управление.
5. Мониторинг и оптимизация. После внедрения PPM необходимо регулярно отслеживать его эффективность и вносить изменения при необходимости.

Заключение

PPM — это ключевой инструмент стратегического управления, который помогает организациям оптимизировать использование ресурсов, повышать согласованность проектов с корпоративными целями и улучшать общую эффективность. Управление портфелем проектов позволяет компаниям не только достигать краткосрочных целей, но и обеспечивать устойчивое развитие в долгосрочной перспективе.

Источник

Smith, T., & Jones, R. (2020). Strategic Project Portfolio Management: Aligning Projects with Organizational Goals. Journal of Strategic Management, 45(3), 231-245. doi:10.1080/17517575.2020.1786217.

Ниже представлена подборка статей о PPM (Project Portfolio Management), его значении для стратегического управления проектами.