Подготовительный этап
Определение и значение подготовительного этапа
Подготовительный этап (Preparation Phase) — это начальная фаза проекта, в рамках которой определяются цели, Ресурсы, Риски, Заинтересованные стороны и стратегии реализации. Этот Этап играет ключевую Роль в успешном управлении проектом, так как закладывает основу для эффективного выполнения задач.
Ключевые аспекты подготовительного этапа:
- Формирование концепции — определение целей, задач и ожидаемых результатов.
- Анализ ресурсов — Оценка бюджета, кадров, технологий и временных рамок.
- Выявление рисков — определение потенциальных угроз и путей их минимизации.
- Формирование команды — назначение ответственных и распределение ролей.
- Разработка стратегии реализации — Выбор методологии управления проектом.
Подготовительный Этап является важным элементом проектного менеджмента, бизнес-планирования, разработки программного обеспечения, маркетинга, строительства и стратегического управления.
Основные задачи подготовительного этапа
| Задача | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Определение целей | Чёткая формулировка желаемых результатов проекта. | «Увеличить рыночную долю на 10% за год». |
| Анализ заинтересованных сторон | Определение ключевых участников проекта и их интересов. | В IT-проекте: заказчики, разработчики, пользователи. |
| Оценка ресурсов | Анализ бюджета, персонала, оборудования, технологий. | Оценка стоимости внедрения ERP-системы. |
| Разработка плана управления рисками | Определение возможных проблем и стратегий их минимизации. | Анализ влияния изменений курса валют на Закупки. |
| Выбор методологии и инструментов | Определение подходов к управлению проектом. | Выбор между Agile и Waterfall в разработке ПО. |
Основные Этапы подготовительной фазы
1. Определение концепции проекта
- Постановка целей и ключевых показателей (KPI).
- Формулировка ожидаемых результатов.
- Пример: Разработка концепции нового продукта, Анализ потребностей рынка.
2. Анализ текущего состояния
- SWOT-Анализ, Gap–Анализ, PEST-Анализ.
- Оценка сильных и слабых сторон компании.
- Пример: Исследование конкурентной среды перед запуском стартапа.
3. Определение требований к проекту
- Технические, функциональные, финансовые и Юридические аспекты.
- Определение ключевых этапов и сроков.
- Пример: В строительстве — Согласование проектной документации.
4. Формирование команды и распределение ролей
- Назначение ответственных за ключевые задачи.
- Определение зон ответственности и взаимодействия.
- Пример: В Agile-проекте формирование кросс-функциональной Команды.
5. Разработка стратегического плана
- Выбор подходящей методологии управления.
- Определение контрольных точек и механизмов мониторинга.
- Пример: В маркетинге Создание Roadmap для запуска рекламной кампании.
6. Оценка рисков и Разработка плана их минимизации
- Выявление потенциальных угроз.
- Определение Стратегии управления рисками.
- Пример: В финансах Прогнозирование влияния макроэкономических факторов.
7. Утверждение бюджета и временных рамок
- Расчёт финансовых затрат.
- Определение сроков выполнения этапов проекта.
- Пример: В IT-проекте Оценка затрат на серверные мощности и разработку.
8. Документирование всех решений
- Формирование отчётов и презентаций для стейкхолдеров.
- Утверждение плана проекта перед запуском.
- Пример: Разработка Project Charter перед стартом строительства.
Применение подготовительного этапа в различных сферах
1. В управлении проектами
- Подготовка проектной документации и Утверждение плана.
- Пример: Разработка технического задания перед началом строительства моста.
2. В IT и разработке программного обеспечения
- Определение требований к продукту, Выбор Технологии, Формирование команды.
- Пример: Анализ технических требований перед созданием мобильного приложения.
3. В маркетинге и продажах
- Исследование рынка, Аудит целевой аудитории, Тестирование гипотез.
- Пример: Разработка стратегии выхода на новый Рынок с предварительными тестами.
4. В финансах и инвестициях
- Оценка рисков, Прогнозирование доходности проекта.
- Пример: банк проводит Due Diligence перед инвестированием в Стартап.
5. В строительстве и архитектуре
- Согласование проектной документации, Анализ строительных норм и требований.
- Пример: Перед началом строительства аэропорта проводится инженерный Анализ грунтов.
Вызовы и Риски подготовительного этапа
- Недостаточно чёткое определение целей
- Недооценка рисков и ресурсов
- Решение: Подробный Анализ бюджета и Прогнозирование потенциальных угроз.
- Отсутствие вовлечённости заинтересованных сторон
- Решение: Раннее вовлечение ключевых стейкхолдеров в Процесс планирования.
- Проблемы с формированием команды
- Решение: Чёткое определение ролей и компетенций, привлечение специалистов.
- Нереалистичные временные рамки
- Решение: Использование метода критического пути (CPM) и буферов времени.
Эмпирические исследования подготовки проектов
Исследование Standish Group (2020) показало, что 70% провалов проектов связаны с недостаточной подготовкой. Компании, которые проводят детальный Анализ рисков и Планирование на подготовительном этапе, повышают Вероятность успешного завершения проекта на 50%.
Источник
Standish Group. (2020). CHAOS Report: Decision Latency Theory. The Standish Group International. https://www.standishgroup.com
Заключение
Подготовительный Этап — фундамент успешного проекта, обеспечивающий чёткую постановку целей, Анализ рисков, оптимизацию ресурсов и эффективное Управление процессами. Использование SWOT, Gap-анализа, PEST, Lean, Agile и CPM позволяет компаниям минимизировать неопределённость, снизить Риски и повысить шансы на успешную реализацию. Исследования подтверждают, что качественная подготовка сокращает Сроки выполнения проекта и снижает Вероятность неудачи.
Ниже представлена подборка статей о подготовительном этапе, раскрывающих важность тщательной подготовки к внедрению стратегий.
