Подготовительный этап

Определение и значение подготовительного этапа

Подготовительный этап (Preparation Phase) — это начальная фаза проекта, в рамках которой определяются цели, ресурсы, риски, заинтересованные стороны и стратегии реализации. Этот этап играет ключевую роль в успешном управлении проектом, так как закладывает основу для эффективного выполнения задач.

Ключевые аспекты подготовительного этапа:

  • Формирование концепции — определение целей, задач и ожидаемых результатов.
  • Анализ ресурсов — оценка бюджета, кадров, технологий и временных рамок.
  • Выявление рисков — определение потенциальных угроз и путей их минимизации.
  • Формирование команды — назначение ответственных и распределение ролей.
  • Разработка стратегии реализации — выбор методологии управления проектом.

Подготовительный этап является важным элементом проектного менеджмента, бизнес-планирования, разработки программного обеспечения, маркетинга, строительства и стратегического управления.

Основные задачи подготовительного этапа

Задача Описание Пример
Определение целей Чёткая формулировка желаемых результатов проекта. «Увеличить рыночную долю на 10% за год».
Анализ заинтересованных сторон Определение ключевых участников проекта и их интересов. В IT-проекте: заказчики, разработчики, пользователи.
Оценка ресурсов Анализ бюджета, персонала, оборудования, технологий. Оценка стоимости внедрения ERP-системы.
Разработка плана управления рисками Определение возможных проблем и стратегий их минимизации. Анализ влияния изменений курса валют на закупки.
Выбор методологии и инструментов Определение подходов к управлению проектом. Выбор между Agile и Waterfall в разработке ПО.

Основные этапы подготовительной фазы

1. Определение концепции проекта

  • Постановка целей и ключевых показателей (KPI).
  • Формулировка ожидаемых результатов.
  • Пример: Разработка концепции нового продукта, анализ потребностей рынка.

2. Анализ текущего состояния

  • SWOT-анализ, GAP-анализ, PEST-анализ.
  • Оценка сильных и слабых сторон компании.
  • Пример: Исследование конкурентной среды перед запуском стартапа.

3. Определение требований к проекту

  • Технические, функциональные, финансовые и юридические аспекты.
  • Определение ключевых этапов и сроков.
  • Пример: В строительстве — согласование проектной документации.

4. Формирование команды и распределение ролей

  • Назначение ответственных за ключевые задачи.
  • Определение зон ответственности и взаимодействия.
  • Пример: В Agile-проекте формирование кросс-функциональной команды.

5. Разработка стратегического плана

  • Выбор подходящей методологии управления.
  • Определение контрольных точек и механизмов мониторинга.
  • Пример: В маркетинге создание Roadmap для запуска рекламной кампании.

6. Оценка рисков и разработка плана их минимизации

  • Выявление потенциальных угроз.
  • Определение стратегии управления рисками.
  • Пример: В финансах прогнозирование влияния макроэкономических факторов.

7. Утверждение бюджета и временных рамок

  • Расчёт финансовых затрат.
  • Определение сроков выполнения этапов проекта.
  • Пример: В IT-проекте оценка затрат на серверные мощности и разработку.

8. Документирование всех решений

  • Формирование отчётов и презентаций для стейкхолдеров.
  • Утверждение плана проекта перед запуском.
  • Пример: Разработка Project Charter перед стартом строительства.

Применение подготовительного этапа в различных сферах

1. В управлении проектами

  • Подготовка проектной документации и утверждение плана.
  • Пример: Разработка технического задания перед началом строительства моста.

2. В IT и разработке программного обеспечения

  • Определение требований к продукту, выбор технологии, формирование команды.
  • Пример: Анализ технических требований перед созданием мобильного приложения.

3. В маркетинге и продажах

  • Исследование рынка, аудит целевой аудитории, тестирование гипотез.
  • Пример: Разработка стратегии выхода на новый рынок с предварительными тестами.

4. В финансах и инвестициях

  • Оценка рисков, прогнозирование доходности проекта.
  • Пример: Банк проводит Due Diligence перед инвестированием в стартап.

5. В строительстве и архитектуре

  • Согласование проектной документации, анализ строительных норм и требований.
  • Пример: Перед началом строительства аэропорта проводится инженерный анализ грунтов.

Вызовы и риски подготовительного этапа

  1. Недостаточно чёткое определение целей
    • Решение: Использование SMART-критериев и методологии OKR.
  2. Недооценка рисков и ресурсов
    • Решение: Подробный анализ бюджета и прогнозирование потенциальных угроз.
  3. Отсутствие вовлечённости заинтересованных сторон
    • Решение: Раннее вовлечение ключевых стейкхолдеров в процесс планирования.
  4. Проблемы с формированием команды
    • Решение: Чёткое определение ролей и компетенций, привлечение специалистов.
  5. Нереалистичные временные рамки
    • Решение: Использование метода критического пути (CPM) и буферов времени.

Эмпирические исследования подготовки проектов

Исследование Standish Group (2020) показало, что 70% провалов проектов связаны с недостаточной подготовкой. Компании, которые проводят детальный анализ рисков и планирование на подготовительном этапе, повышают вероятность успешного завершения проекта на 50%.

Источник

Standish Group. (2020). CHAOS Report: Decision Latency Theory. The Standish Group International. https://www.standishgroup.com

Заключение

Подготовительный этап — фундамент успешного проекта, обеспечивающий чёткую постановку целей, анализ рисков, оптимизацию ресурсов и эффективное управление процессами. Использование SWOT, GAP-анализа, PEST, Lean, Agile и CPM позволяет компаниям минимизировать неопределённость, снизить риски и повысить шансы на успешную реализацию. Исследования подтверждают, что качественная подготовка сокращает сроки выполнения проекта и снижает вероятность неудачи.

Ниже представлена подборка статей о подготовительном этапе, раскрывающих важность тщательной подготовки к внедрению стратегий.

<