Управление закупками

Управление закупками — это процесс приобретения товаров и услуг для обеспечения деятельности компании. Оно включает выбор поставщиков, ведение переговоров, управление поставками и контроль за выполнением условий контрактов. Эффективное управление закупками способствует снижению затрат, повышению качества поставок и минимизации рисков.

Основные этапы управления закупками

1. Определение потребностей

Первый этап включает анализ потребностей компании в товарах или услугах, определение объёмов и сроков поставок.

Пример:

Производственная компания определяет, какие материалы необходимы для выпуска продукции в следующем квартале.

2. Выбор поставщиков

Компания анализирует рынок, оценивает предложения разных поставщиков и выбирает тех, кто соответствует её требованиям по качеству, цене и условиям доставки.

Пример:

Компания выбирает поставщика, предлагающего наилучшие условия по стоимости и срокам поставки сырья.

3. Переговоры и заключение контрактов

На этом этапе ведутся переговоры с выбранными поставщиками по условиям цены, срокам доставки и качеству. После согласования условий заключается контракт.

Пример:

Переговоры с поставщиком могут касаться не только цены, но и дополнительных условий, таких как гарантийное обслуживание или скидки при крупных заказах.

4. Контроль за поставками

После заключения контракта компания отслеживает выполнение условий поставки, включая контроль качества и соблюдение сроков доставки.

Пример:

Отдел закупок контролирует, чтобы поставки материалов поступали вовремя и в соответствии с установленными стандартами качества.

5. Оценка поставщиков

После выполнения поставки проводится анализ работы поставщика, что помогает оценить его надёжность и принять решение о дальнейшем сотрудничестве.

Пример:

Компания может ввести систему рейтингов для оценки работы поставщиков, что помогает улучшить выбор на будущее.

Преимущества эффективного управления закупками

1. Снижение затрат

Компании могут снизить затраты за счёт выбора более выгодных предложений, оптимизации условий поставки и эффективного управления запасами.

Пример:

Реализация программы оптимизации закупок в компании может снизить затраты на закупаемое сырьё на 10-15%.

2. Повышение качества поставок

Тщательная оценка поставщиков помогает компании получать товары и услуги высокого качества, что влияет на конечный продукт.

Пример:

Компании, которые тщательно контролируют качество материалов от поставщиков, реже сталкиваются с браком продукции.

3. Устойчивость цепочек поставок

Эффективное управление закупками помогает минимизировать риски, связанные с задержками поставок или перебоями в работе поставщиков.

Пример:

Использование нескольких поставщиков для каждого вида сырья снижает риск перебоев в производстве из-за проблем у одного из них.

Проблемы и вызовы

1. Риск задержек

Задержки в поставках могут повлиять на производственные процессы и выполнение заказов, что приводит к убыткам и снижению репутации компании.

Пример:

Если поставщик не соблюдает сроки, производственная линия может остановиться, что вызовет дополнительные расходы.

2. Изменение цен

Колебания рыночных цен на сырьё могут увеличить расходы компании, если заранее не предусмотрены фиксированные цены или долгосрочные контракты.

Пример:

Цены на сталь могут резко вырасти, что приведёт к увеличению себестоимости продукции для машиностроительной компании.

3. Качество продукции

Некачественные поставки могут привести к браку, что создаёт дополнительные издержки на исправление и негативно влияет на продукцию.

Пример:

Использование некачественного сырья может снизить качество готового продукта, что негативно отразится на удовлетворённости клиентов.

Способы улучшения управления закупками

1. Автоматизация процессов

Внедрение автоматизированных систем управления закупками помогает снизить ошибки, сократить время на обработку заказов и улучшить контроль за поставками.

Пример:

Системы ERP, такие как SAP, автоматизируют процесс выбора поставщиков и отслеживания заказов, что повышает прозрачность и снижает ошибки.

2. Долгосрочные отношения с поставщиками

Развитие партнёрских отношений с поставщиками помогает получить более выгодные условия и надёжность в выполнении контрактов.

Пример:

Заключение долгосрочных контрактов с поставщиками может обеспечить стабильные цены и условия поставок, снижая риски для компании.

3. Регулярный аудит поставщиков

Периодическая оценка и аудит поставщиков позволяют своевременно выявлять проблемы и предотвращать сбои в поставках.

Пример:

Компании, регулярно проверяющие поставщиков, могут быстрее реагировать на изменение их финансового состояния или качества продукции.

Заключение

Эффективное управление закупками — это ключевой элемент успешного бизнеса, который помогает снижать затраты, обеспечивать стабильные поставки и поддерживать высокое качество продукции. Автоматизация процессов, долгосрочные партнёрства и регулярный контроль поставщиков являются основными методами улучшения закупок.

Источник

Smith, J., & Lee, K. (2021). Procurement Management in Modern Businesses. Journal of Supply Chain Management, 49(3), 110-130. https://doi.org/10.1016/j.jscm.2021.06.012

Ниже представлена подборка статей об управлении закупками, его значении для обеспечения качества и эффективности поставок.