Административные расходы

Административные расходы — это расходы, связанные с управлением и организацией работы компании, не напрямую связанные с производством или продажей товаров и услуг. Они включают в себя затраты на общие административные процессы, такие как оплата труда управленческого персонала, аренда офисов, коммунальные услуги, бухгалтерский учёт и юридическое сопровождение. Административные расходы являются важной частью операционных затрат компании и влияют на её рентабельность и финансовую стабильность.

Основные виды административных расходов

1. Заработная плата управленческого персонала

Ключевая статья административных расходов — это оплата труда административных работников, таких как руководители, менеджеры, бухгалтеры и офисный персонал. Эти сотрудники отвечают за планирование, контроль и координацию деятельности компании, обеспечивая её эффективное функционирование.

2. Аренда и обслуживание офисных помещений

Компании часто арендуют офисные помещения для административных нужд. К этому виду расходов относятся затраты на аренду, коммунальные услуги (электричество, вода, отопление) и обслуживание помещений, включая ремонт и техническое обслуживание.

3. Бухгалтерский и юридический учёт

Расходы на бухгалтерские и юридические услуги также входят в категорию административных затрат. Это может включать оплату внешних консультантов или услуги внутреннего персонала, занимающегося финансовым учётом, налоговыми вопросами и юридическим сопровождением компании.

4. Коммунальные и операционные услуги

Коммунальные услуги, такие как электричество, вода и отопление, а также интернет, телефонная связь и обслуживание оборудования (например, компьютеров и серверов) также являются частью административных расходов.

5. Закупка канцелярии и расходных материалов

Расходы на канцелярские товары, бумагу, картриджи для принтеров и другие офисные принадлежности относятся к регулярным административным затратам, которые необходимы для поддержания повседневной работы компании.

6. Расходы на обучение и развитие персонала

Инвестиции в обучение сотрудников, повышение их квалификации и профессиональное развитие также входят в административные расходы. Это может включать оплату семинаров, тренингов, курсов и участия в конференциях.

7. Страхование

Административные расходы включают оплату страховок, таких как страхование имущества компании, медицинские страховки для сотрудников и страхование ответственности.

8. Амортизация офисного оборудования

Офисное оборудование, такое как компьютеры, мебель и оргтехника, подвержено износу и требует регулярной замены или ремонта. Амортизация таких активов относится к административным расходам.

Роль административных расходов в управлении бизнесом

1. Поддержка операционной деятельности

Административные расходы необходимы для обеспечения нормальной работы компании. Эти затраты создают инфраструктуру для управления бизнесом, поддержки сотрудников и обслуживания клиентов.

2. Контроль и эффективность

Эффективное управление административными расходами позволяет компании оптимизировать затраты и повышать свою рентабельность. Чрезмерные или неэффективно распределённые административные расходы могут снизить прибыль компании и затруднить её развитие.

3. Финансовая стабильность

Компании должны регулярно контролировать и управлять своими административными расходами, чтобы поддерживать финансовую стабильность. Чрезмерные административные расходы могут привести к снижению прибыли и ухудшению финансового положения компании.

Влияние административных расходов на прибыльность

Административные расходы не влияют напрямую на производство или продажи, но они имеют значительное влияние на прибыль компании. Если расходы на управление слишком высоки, это может привести к снижению чистой прибыли. Чтобы повысить прибыльность, компании стремятся оптимизировать административные затраты, сохраняя баланс между их сокращением и эффективным управлением.

1. Фиксированные и переменные административные расходы

Некоторые административные расходы являются фиксированными и не изменяются в зависимости от объёмов производства или продаж, например, арендная плата за офис или зарплаты сотрудников административного отдела. Другие затраты могут быть переменными и изменяться в зависимости от масштабов деятельности, например, расходы на канцелярские товары или коммунальные услуги.

2. Соотношение административных расходов и доходов

Чтобы оценить эффективность управления административными расходами, компании часто анализируют их соотношение с доходами. Если доля административных затрат в выручке слишком велика, это может указывать на неэффективное управление ресурсами или необходимость пересмотра расходов.

Методы оптимизации административных расходов

1. Автоматизация бизнес-процессов

Одним из способов сокращения административных расходов является автоматизация рутинных процессов. Внедрение программных решений для управления персоналом, бухгалтерского учёта, документооборота и других операций позволяет сократить затраты на ручную работу и повысить эффективность.

2. Аутсорсинг

Компании могут передавать часть административных функций внешним подрядчикам. Например, бухгалтерский учёт, юридические услуги или IT-поддержку можно делегировать специализированным компаниям, что позволяет снизить затраты на содержание штата и инфраструктуры.

3. Удалённая работа

В условиях пандемии COVID-19 многие компании перешли на удалённую работу, что позволило снизить расходы на аренду офисов и обслуживание помещений. Удалённая работа остаётся популярным вариантом для сокращения административных затрат, особенно в сфере IT и услуг.

4. Контроль за расходами на закупки

Оптимизация закупок канцелярии, расходных материалов и оборудования может существенно сократить административные расходы. Компании могут внедрять системы закупок, которые позволяют контролировать цены и объёмы закупаемых товаров, а также искать более выгодных поставщиков.

5. Энергосберегающие технологии

Использование энергосберегающих технологий, таких как светодиодное освещение, эффективные системы отопления и охлаждения, а также IT-решения с низким потреблением энергии, помогает сократить расходы на коммунальные услуги.

Примеры оптимизации административных расходов в компаниях

• General Electric (GE): GE внедрила систему автоматизации финансовых и административных процессов, что позволило компании сократить время на обработку бухгалтерских данных и снизить расходы на административный персонал.
• Google: Компания активно использует гибридный формат работы, который включает удалённую работу, что помогает снизить расходы на офисные помещения и коммунальные услуги.
• Toyota: Автоматизация процессов документооборота и управления персоналом позволила компании сократить административные затраты и повысить эффективность работы офиса.

Влияние административных расходов на малый бизнес

Для малого бизнеса административные расходы могут занимать значительную долю в общем бюджете компании. Малые предприятия часто сталкиваются с проблемой оптимизации этих затрат, так как имеют ограниченные ресурсы и персонал. Внедрение технологий автоматизации и аутсорсинга может помочь малому бизнесу сократить расходы и повысить рентабельность.

Заключение

Административные расходы — это важная составляющая операционных затрат компании, влияющая на её рентабельность и финансовую устойчивость. Эффективное управление этими расходами позволяет оптимизировать работу компании, сократить издержки и повысить прибыль. Для этого компании могут использовать такие методы, как автоматизация процессов, аутсорсинг, контроль за закупками и использование энергосберегающих технологий. Регулярный анализ административных затрат и их соотношения с доходами помогает компаниям сохранять финансовую стабильность и улучшать свою конкурентоспособность.

Источник

Smith, J., & Lee, K. (2021). Managing Administrative Costs: A Strategic Approach to Efficiency. Journal of Business Management, 34(1), 58-72. https://doi.org/10.1016/j.jbm.2021.03.002

Ниже представлена подборка статей об административных расходах с примерами их учёта и контроля в различных компаниях.