Институциональные знания

Что такое институциональные знания?

Институциональные знания — это знания, накопленные и закрепленные внутри организации в процессе ее деятельности, которые включают в себя как явные, так и неявные аспекты. Они охватывают все аспекты работы компании, включая процессы, практики, стратегии, а также опыт, который имеет значение для функционирования и развития организации. Институциональные знания могут быть как формализованными, так и неформализованными, и их основная цель — поддержание эффективной работы компании, инноваций и способности адаптироваться к изменениям внешней среды.

Знания, полученные через опыт, исследования, обучение, инновации и взаимодействие с внешними и внутренними партнерами, становятся важным активом компании. Они помогают улучшать процессы, повышать производительность, управлять рисками и адаптировать стратегию бизнеса в условиях изменяющегося рынка.

Виды институциональных знаний

1. Явные знания

Явные знания — это информация, которая может быть легко записана, передана и систематизирована. Эти знания включают в себя руководства, инструкции, базы данных, документы, отчеты, программное обеспечение и другие формализованные материалы, которые легко можно передать новым сотрудникам или использовать для оптимизации бизнес-процессов.

• Пример: Стандартные операционные процедуры (СОП), которые детализируют процессы и задачи в организации, являются примером явных институциональных знаний.

2. Неявные знания

Неявные знания или «тактические знания» — это знания, которые трудно формализовать и записать. Они обычно основаны на опыте и интуиции, которые сотрудник накапливает в процессе своей работы, и они не всегда могут быть переданы в явной форме. Эти знания часто связаны с личными навыками, практическим опытом и ситуационными подходами, которые сотрудник использует для решения проблем.

• Пример: Опытный менеджер может знать, как эффективно вести переговоры с клиентами в нестандартных ситуациях, хотя эти навыки не записаны в четких инструкциях и зависят от конкретного контекста.

3. Социальные знания

Социальные знания включают в себя информацию о взаимодействиях, отношениях и коммуникации внутри и вне организации. Эти знания помогают понять, как строятся связи между сотрудниками, партнерами и клиентами. Они являются важной частью корпоративной культуры и важны для управления командой, построения эффективных взаимодействий и принятия стратегических решений.

• Пример: Знания о том, как строить отношения с ключевыми партнерами или клиентами, являются важными для долгосрочных коммерческих отношений и успешной реализации проектов.

4. Теоретические знания

Теоретические знания связаны с концептуальными подходами и принципами, которые лежат в основе работы организации. Это знания о методах, теориях, стратегиях и подходах, которые используются для достижения бизнес-целей и решения проблем.

• Пример: Знания о принципах управления проектами или стратегическом планировании, которые используются в рамках компании для управления рисками и достижения эффективности.

Роль институциональных знаний в организации

1. Устойчивость и конкурентоспособность

Накопление и эффективное использование институциональных знаний способствует укреплению устойчивости бизнеса. Компании, которые эффективно используют свои знания, могут быстрее адаптироваться к изменениям рынка, внедрять инновации и поддерживать высокое качество обслуживания клиентов. Это позволяет удерживать конкурентные преимущества и быть на шаг впереди в условиях быстро меняющегося рынка.

• Пример: Компании, которые имеют богатый опыт работы на международных рынках, могут использовать свои знания для быстрого внедрения новых продуктов или услуг в разных странах, что помогает им оставаться конкурентоспособными на глобальной арене.

2. Повышение эффективности бизнес-процессов

Институциональные знания позволяют компаниям оптимизировать свои внутренние процессы. Явные знания, такие как стандарты, протоколы и инструкции, помогают унифицировать действия сотрудников, что приводит к повышению эффективности. Также неявные знания, такие как опыт в управлении проектами или решение нестандартных ситуаций, способствуют ускорению процессов и снижению количества ошибок.

• Пример: Организации, обладающие знаниями о лучших практиках в сфере производства, могут сократить время на внедрение новых технологий или улучшение существующих процессов, что повышает общую продуктивность.

3. Принятие обоснованных решений

Институциональные знания играют ключевую роль в процессе принятия решений. Наличие внутренней базы данных, обширных отчетов, исследований и аналитических данных позволяет менеджерам принимать более информированные и обоснованные решения. Это также помогает избежать повторения ошибок прошлого и обеспечивает стабильный рост компании.

• Пример: Компании, которые анализируют свою историю ошибок и успешных проектов, могут использовать эти знания для принятия более взвешенных решений по новым инициативам, что снижает риски и увеличивает вероятность успеха.

4. Развитие инноваций

Институциональные знания играют важную роль в развитии инноваций внутри компании. Накопленные знания о потребностях клиентов, новых технологических трендах и успешных подходах позволяют разрабатывать новые продукты и улучшать существующие. Это особенно важно в быстро меняющихся отраслях, таких как информационные технологии, фармацевтика или энергетика.

• Пример: В компаниях, активно инвестирующих в исследования и разработки, накопленные знания могут быть использованы для создания инновационных решений, которые открывают новые рынки и возможности.

Как управлять институциональными знаниями?

1. Системы управления знаниями

Эффективное управление институциональными знаниями начинается с внедрения систем управления знаниями (Knowledge Management Systems, KMS). Эти системы позволяют хранить, организовывать и передавать как явные, так и неявные знания внутри организации. Они включают в себя базы данных, электронные документы, форумы и другие инструменты для обмена информацией и лучшими практиками.

• Пример: Многие крупные компании используют облачные платформы для централизованного хранения и обмена знаниями среди сотрудников, что позволяет эффективно управлять и использовать информацию.

2. Обучение и передача знаний

Для того чтобы институциональные знания не терялись, важно создавать программы обучения и менторства, которые способствуют передаче знаний между сотрудниками, особенно в условиях смены кадров. Разработка внутренних обучающих программ и создание наставнических ролей может помочь ускорить процесс передачи знаний и обеспечить преемственность.

• Пример: В некоторых компаниях опытные сотрудники становятся наставниками для новых работников, передавая им как явные знания, так и неявные навыки и подходы, которые трудно систематизировать.

3. Документирование знаний

Важной частью управления институциональными знаниями является их систематизация и документирование. Ведение отчетности, создание инструкций и формализованных процедур помогают сохранять знания внутри организации, чтобы они не зависели от конкретных сотрудников и могли быть использованы другими членами команды в любой момент.

• Пример: Разработка стандартных операционных процедур (СОП), которые фиксируют лучший опыт и способы выполнения задач, помогает сохранить знания и использовать их в будущем.

4. Поддержка культуры обмена знаниями

Создание культуры обмена знаниями внутри компании помогает обеспечить постоянный поток информации и улучшений. Поощрение сотрудников к обмену опытом, активное использование форумов и групп для обсуждения проблем и решений способствует эффективному использованию знаний.

• Пример: Компании могут организовывать регулярные встречи и тренинги для обмена лучшими практиками, где сотрудники делятся знаниями о новых методах работы и подходах.

Проблемы в управлении институциональными знаниями

1. потеря знаний при увольнении сотрудников

Одной из основных проблем в управлении институциональными знаниями является потеря знаний, когда опытные сотрудники покидают компанию. Эти знания могут быть незафиксированными и теряться вместе с уходом сотрудника, если не были должным образом переданы или систематизированы.

• Пример: Когда ключевой менеджер уходит из компании, его опыт и знание внутренних процессов могут быть утеряны, что создает пробелы в работе.

2. Низкая Вовлеченность сотрудников

Если сотрудники не чувствуют ценности в передаче своих знаний или не видят в этом выгоды, это может привести к недостаточной передаче знаний. Важно мотивировать сотрудников делиться опытом и активно участвовать в создании базы знаний компании.

• Пример: Сотрудники, работающие в изолированных отделах, могут не делиться важной информацией с коллегами, что приводит к дублированию усилий и неэффективному использованию ресурсов.

3. Избыточность и дублирование информации

При большом объеме институциональных знаний может возникнуть проблема избыточности информации. Слишком много данных или несогласованность в их документации может затруднить поиск нужной информации и привести к путанице.

• Пример: Наличие нескольких версий одного и того же документа или процедуры может затруднить сотрудникам принятие решений, если они не уверены в актуальности информации.

Заключение

Институциональные знания — это важный ресурс, который помогает организациям повышать свою эффективность, принимать более обоснованные решения и поддерживать конкурентоспособность на рынке. Эффективное управление этими знаниями, их систематизация и передача между сотрудниками помогают не только сохранить накопленный опыт, но и развивать компанию в условиях динамично меняющегося рынка.

Источник

Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press. https://doi.org/10.1093/acprof:oso/9780195092691.003.0002

Ниже представлена подборка статей об институциональных знаниях с примерами их сохранения и передачи в организации.