Скачать образец в эксель” width=”1823″ height=”717″/>
Образец графика отпусков
График отпусков — это документ, который устанавливает очередность и Сроки отпусков сотрудников в организации на предстоящий год. Такой График обязателен для всех компаний и должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового года, что регулируется статьей 123 Трудового кодекса РФ. Правильно составленный График отпусков помогает избежать нехватки кадров, удовлетворяет потребности работников и обеспечивает Выполнение обязательных законодательных норм.
Основная Структура графика отпусков
Ниже приведен Пример стандартного графика отпусков с указанием всех необходимых данных. Этот образец можно использовать в Excel или в Google Sheets, а также в распечатанном формате для утверждения и размещения на рабочем месте.
| № п/п | ФИО сотрудника | Должность | Подразделение | Период работы, за который предоставляется отпуск | Планируемая Дата начала отпуска | Количество дней отпуска | Фактическая Дата начала отпуска | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | Отдел продаж | 2024 г. | 01.06.2025 | 14 | 01.06.2025 | |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | Бухгалтер | Финансовый отдел | 2024 г. | 15.07.2025 | 28 | 15.07.2025 | Утверждено руководителем |
| 3 | Сидоров Петр Алексеевич | Юрист | Юридический отдел | 2024 г. | 20.08.2025 | 21 | Перенос по заявлению |
Описание столбцов графика
- № п/п — порядковый номер записи для удобства.
- ФИО сотрудника — полное имя сотрудника.
- Должность — должность в соответствии со штатным расписанием.
- Подразделение — Отдел или подразделение, где работает Сотрудник.
- Период работы, за который предоставляется отпуск — год, за который рассчитывается очередной отпуск.
- Планируемая Дата начала отпуска — плановая Дата, с которой Сотрудник начинает отпуск.
- Количество дней отпуска — количество календарных дней отпуска.
- Фактическая Дата начала отпуска — Дата, когда Сотрудник реально ушел в отпуск (в случае Изменения плановой даты).
- Примечания — дополнительные комментарии, например, перенос отпуска, Согласование или уточнения по типу отпуска.
Пошаговое составление графика отпусков
- Сбор данных о сотрудниках. Кадровый Отдел собирает информацию о количестве оставшихся дней отпуска у каждого сотрудника и уточняет пожелания по датам отдыха на будущий год.
- Согласование с подразделениями. Важно убедиться, что на критически важные периоды не запланированы отпуска у ключевых сотрудников, особенно из одного отдела.
- Утверждение графика. После согласования График утверждается руководством и доводится до сведения сотрудников. Каждый Сотрудник должен быть уведомлен о своём отпуске не менее чем за две недели до его начала.
- Актуализация данных. В случае переноса отпуска или необходимости коррекции вносятся соответствующие Изменения, а Сотрудник пишет Заявление на перенос с согласованием руководителя.
Советы по созданию графика отпусков в Excel
Форматирование и автоматизация
- Используйте условное форматирование. С помощью выделения цветом можно наглядно отображать периоды отпусков, например, зелёным для ежегодных отпусков и жёлтым для дополнительных дней.
- Создайте формулы для автоматического расчета даты окончания отпуска. В Excel можно легко вычислить дату окончания отпуска на основе даты начала и количества дней, например:
- Добавьте сводную таблицу. Она поможет быстро получить сводные Данные по отпускам за весь год, включая количество дней и месяцы, когда Персонал отсутствует.
Визуализация с диаграммой Ганта
С помощью Диаграммы ганта можно отобразить периоды отпусков для каждого сотрудника на временной шкале, что особенно полезно при планировании кадровых ресурсов. Для создания диаграммы в excel:
- Введите начальные даты отпусков и продолжительность в днях для каждого сотрудника.
- Постройте “Гистограмму с накоплением”, где первая часть будет скрыта для обозначения начала отпуска, а вторая отобразит продолжительность.
- Настройте цветовую кодировку для наглядности.
Пример уведомления сотрудника о предстоящем отпуске
Для соблюдения законодательства Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска не менее чем за две недели. Пример текста уведомления:
“Уважаемый Иван Иванович! Согласно графику отпусков, утверждённому на 2025 год, ваш ежегодный оплачиваемый отпуск начнётся 1 июня 2025 года и продлится 14 календарных дней. Просим подтвердить получение данного уведомления.”
Ниже представлена подборка статей об образцах графиков отпусков с примерами их оформления и автоматизации процесса.
