Образец графика отпусков на год
График отпусков — это важный организационный документ, который устанавливает очередность и время отпусков сотрудников на предстоящий календарный год. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 123), график отпусков обязателен для всех организаций и должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. График обеспечивает бесперебойную работу предприятия и защиту прав сотрудников на отдых, способствуя более эффективному управлению кадровыми ресурсами.
Пример структуры графика отпусков на год
Типовой график отпусков состоит из нескольких обязательных столбцов, которые упрощают управление и учет отпуска каждого сотрудника. Ниже приведена базовая структура графика с рекомендациями по заполнению:
№ п/п | ФИО сотрудника | Должность | Структурное подразделение | Период работы, за который предоставляется отпуск | Планируемая дата начала отпуска | Количество дней отпуска | Фактическая дата начала отпуска | Примечания |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер отдела продаж | Отдел продаж | 2023 г. | 15.06.2024 | 14 | 15.06.2024 | Отпуск утвержден |
2 | Петров Петр Петрович | Бухгалтер | Финансовый отдел | 2023 г. | 01.07.2024 | 28 | 01.07.2024 | |
3 | Сидорова Анна Сергеевна | Ведущий специалист | Юридический отдел | 2023 г. | 20.08.2024 | 21 | Перенос по заявлению |
Описание столбцов графика
- № п/п — порядковый номер записи.
- ФИО сотрудника — фамилия, имя и отчество работника.
- Должность — должность сотрудника согласно штатному расписанию.
- Структурное подразделение — отдел или департамент, в котором работает сотрудник.
- Период работы, за который предоставляется отпуск — указывается календарный год, за который предоставляется ежегодный отпуск.
- Планируемая дата начала отпуска — запланированное число и месяц начала отпуска.
- Количество дней отпуска — количество календарных дней, запланированных для отпуска.
- Фактическая дата начала отпуска — дата, когда сотрудник фактически ушел в отпуск (если отпуск был перенесен, в графике вносятся изменения).
- Примечания — дополнительные данные, такие как перенос отпуска, информация о болезни или отпуске без сохранения заработной платы.
Рекомендации по заполнению графика отпусков
- Учтите предпочтения сотрудников. Желательно заранее опросить сотрудников о желаемых датах отпусков и учитывать их при составлении графика, чтобы избежать конфликтов и повысить удовлетворенность персонала.
- Соблюдайте равномерность распределения. Старайтесь распределять отпуска так, чтобы не допускать одновременно отсутствия нескольких ключевых сотрудников, особенно из одного отдела.
- Предусмотрите переносы. Если сотрудник по уважительной причине не может уйти в запланированный отпуск, перенос даты отпуска следует отразить в графике и, по возможности, утвердить новую дату заранее.
- Поддерживайте актуальность графика. Если даты отпусков изменяются, например, из-за производственных нужд или по личной просьбе сотрудника, своевременно вносите корректировки в график.
Как утвердить и использовать график отпусков
После составления графика его необходимо согласовать с профсоюзом, если он существует в организации, и утвердить у руководства. Утвержденный график должен быть доведен до сведения всех сотрудников, причем каждый из них должен быть оповещен о своем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Это позволяет работникам заблаговременно спланировать свой отпуск.
График отпусков хранится в отделе кадров, а его копия может быть предоставлена руководителям подразделений для учета и планирования.
Ниже представлена подборка статей об образцах графика отпусков на год с рекомендациями по учёту пожеланий сотрудников.