Оптимизм, пессимизм и точные оценки в управлении проектами

После прочтения статьи Джона Яблонски «Искусство создания точных оценок» (2021) становится очевидным, что на оценки проектов часто влияют предубеждения, проистекающие из оптимизма и пессимизма. Яблонски утверждает, что оптимизм обычно возникает, когда недостаток опыта заставляет нас упускать из виду неизвестные факторы и недооценивать время, необходимое для выполнения задач (Яблонски, 2021). И наоборот, негативный прошлый опыт может привести к переоценке графиков. Учитывая эту информацию и опираясь на личный опыт, субъективно определить, что хуже: переоценка или недооценка. И то, и другое может иметь пагубные последствия для планирования и реализации проекта.

Недооценка может привести к нереалистичным ожиданиям и невыполнению сроков, что приведет к спешке, снижению качества и негативному влиянию на командный дух. Клиенты или заинтересованные стороны также могут быть недовольны, если обещанные сроки не соблюдаются. С другой стороны, переоценка может привести к ненужным задержкам, избыточному распределению ресурсов и потенциальным упущенным возможностям. Это также может привести к завышенным затратам и напряженным отношениям с клиентами из-за увеличения продолжительности проекта

Стратегии для создания точных оценок в управлении проектами

Для борьбы с тенденциями к переоценке или недооценке можно использовать несколько стратегий. Один из подходов заключается в сборе более точных данных и выводов путем проведения тщательного исследования, использования исторических данных из аналогичных проектов и консультаций с экспертами в предметной области. Это может помочь в выявлении и рассмотрении потенциальных рисков и неизвестных факторов, которые могут повлиять на сроки и объем проекта. Кроме того, создание совместной и прозрачной рабочей среды способствует открытому общению между членами команды. Это позволяет обмениваться опытом, идеями и опасениями, способствуя сбалансированному взгляду на оценки. Это также способствует культуре обучения как на успехах, так и на неудачах.

Среди предложенных автором подходов наиболее эффективной стратегией, является применение методики «прогнозирования референтного класса». Это включает в себя анализ аналогичных прошлых проектов и их результатов, чтобы получить более реалистичную оценку текущего проекта. Изучая исторические данные и сравнивая их с характеристиками текущего проекта, можно выявить закономерности и более точно учесть потенциальные проблемы.

Однако неэффективным подходом, предложенным автором, является использование «заполнения» или добавление дополнительного времени к оценкам в качестве подстраховки. Хотя может показаться логичным включить буферное время для учета непредвиденных обстоятельств, чрезмерное заполнение может привести к неэффективному распределению ресурсов и самоуспокоенности. Это также может создать ненужное давление для выполнения задач в рамках первоначальной оценки, что приведет к снижению мотивации и производительности.

Заключение

В заключение, как переоценка, так и недооценка могут иметь неблагоприятные последствия для планирования и выполнения проекта. Чтобы бороться с этими предубеждениями, использование таких стратегий, как тщательное исследование, использование исторических данных, поощрение открытого общения и применение прогнозирования эталонного класса, может помочь в создании более точных оценок. Однако следует избегать практики чрезмерного заполнения, поскольку это может привести к неэффективности и снижению мотивации.