Бизнес-процессы в режиме хаоса — что делать, если бизнес не умеет

Управление бизнесом (особенно, если речь идет о стартапе) сегодня, скорее, напоминает большую народную стройку в режиме безграничного хаоса, хронического цейтнота и аврала. «Руководитель в хаосе», картина маслом. Именно таким предстает в воображении современный СЕО любой компании, вне зависимости от ее размера и отраслевой ниши. И, что печально, чаще всего так и обстоят дела в реальности. Они не работают, а сражаются на поле боя. День состоит из проблем, с которыми нужно бороться. Сотрудники постоянно используют друг друга, коммуникации абсолютно спонтанны и проходят сверху вниз, по вертикалям, горизонталям, диагоналям и кривым. Информация буквально фонтанирует «из каждого утюга». В таких условиях о том, чтобы сосредоточиться не может быть и речи, приходится постоянно жонглировать несколькими проблемами одновременно и при этом постоянно пытаться уложиться в дедлайны. «Это бизнес, детка», — думают они и, наверное, эта мысль на время успокаивает. Пока не приходит новый день с новой порцией проблем и так до бесконечности.

Куда исчезает время? На выполнение обязанностей диспетчера. Сегодня управление чаще сводится не столько к принятию решений, сколько к регулярному разруливанию внезапно возникающих организационных проблем. Источником которых, кстати, обычно является плохая организация и отсутствие нормального взаимодействия внутри компании. Как быть дальше?

К счастью, прогрессивные умы произвели на свет множество различных управленческих подходов, теорий, методологий и даже целых концепций, теоретические знания о которых можно получить из огромного количества книг, статей, монографий. К несчастью, в этих мудреных лабиринтах и хитромудрых сплетениях научной мысли легко заблудиться даже опытному управленцу, не говоря уже о новичках—стартаперах. Наиболее популярным управленческим подходом сегодня считается ВРМ (Business—Process—Management) и его технологическая составляющая — BPM—системы. Об этом и поговорим.

Информационные BPM: материализация хаоса

В словарном запасе любого современного и руководителя есть такой термин, как ВРМ — управление бизнес—процессами. Говоря в целом, это о том, как все запутано и запущено. То есть, о бизнес—процессах любой организации — от больших промышленных предприятий и холдингов до государственных структур. И как всем этим управлять.

Что любопытно, вопреки тому, что предназначение этого модного ВРМ в отечественном бизнес—сообществе пока не всем понятно, а его эффективность весьма неоднозначна, все больше компаний примеряют подход на себя. Многие даже вкладывают в его внедрение немалые суммы, ожидая в перспективе не только вернуть инвестиции, но и открыть новые источники прибыли. По данным исследований экспертов мировых аналитических агентств, в течение ближайших 5 лет рынок ВРМ—решений будет демонстрировать стабильный рост и к 2021 году вырастет на 18,8% (с 9,27 миллиарда долларов США в 2016 до 21,92 миллиарда в 2021). Что свидетельствует о том, что глобальный бизнес движется к процессному раю семимильными шагами.

https://gantbpm.ru/wp-content/uploads/dizayner-biznes-prozessov_0.avif» alt=»BPM-система» width=»1009″ height=»587″ />

В свою очередь, реализация ВРМ—подхода требует процессного управления. Другими словами, кардинальной ломки всей системы управления – перехода от традиционной функциональной модели к процессной, суть которой в представлении деятельности компании как набора взаимосвязанных процессов.

Теоретически (так как для нашего бизнеса это пока ново и измеримых доказательств эффективности ВРМ еще никто не предоставил) для бизнеса такое преобразование процессов действительно в итоге может стать конкурентным преимуществом. В основном, за счет лучшей организации работы и создания дополнительных сервисов, наиболее востребованных целевыми потребителями. Но, как уже было отмечено, отделаться малой кровью не получится — придется кардинально менять способы управления бизнес—процессами, связывая в единую модель человеческие и компьютерные ресурсы.

ВРМ—системы управления бизнес—процессами, такие, как bpm’online CRM, прежде всего помогут материализовать хаос. То есть, привести в порядок и формализовать процессы компании таким образом, чтобы все работало как слаженный механизм, а не стройка века, подробное описание которой мы дали в начале статьи. Как именно?

Например, вам нужно решить такие задачи: собрать всю информацию, необходимую для разработки решений и управления их реализацией. Используя возможности ВРМ—системы, вы получите систематизированную, собранную в одном месте информацию. Хранение и систематизация будет производиться в системе.

gantbpm.ru/wp-content/uploads/analitika-po-clientskoi-baze-1024×522.avif» alt=»BPM-система» width=»1024″ height=»522″ />

Еще один пример: вам необходимо, так сказать, прорисовать карту боя — придать собранной информации структуру, которая будет оптимальной для разработки решений и управления их реализацией. С ВРМ—системой вы получаете удобную систему хранения, отображения и пополнения информации, которая обеспечивает возможность для планирования, контроля выполнения проектов в целом и работы подчиненных в частности.

Цифровая трансформация и ВРМ

Главным прошлогодним трендом в продвинутой мировой бизнес—среде стала идея цифровой трансформации. В 2017 году, судя по прогнозам именитых мировых аналитических агентств, этот тренд только усилится и распространится. В том числе и на несколько плетущиеся сзади рынки СНГ. Цифровая трансформация и ВРМ — явления тесно связанные, так как первое повлияло на развитие второго: цифровые технологии придали дополнительный импульс управлению бизнес—процессами в виде их обязательной автоматизации.
Переход из осязаемого физического мира в виртуальный digital для бизнеса так или иначе процесс неизбежный, а вот страдать от этого или получать пользу — опционально для каждого.

gantbpm.ru/wp-content/uploads/analitika-po-proektam_0-1024×564.avif» alt=»BPM-система» width=»1024″ height=»564″ />

Цифровая трансформация — это повод найти новые варианты использования ИТ и возможность не только преуспевать за всеми изменениями рынка, но и самому стать генератором изменений. Сама по себе концепция ВРМ не предполагает обязательную автоматизацию. И, возможно, сейчас ваша компания вполне обходится обычным описанием бизнес—процессов и регламентов работы. Но бумажные регламенты позволяют увидеть лишь общую картину деятельности компании. Они не интерактивны, не являются инструментом управления и, следовательно, не позволяют получать точных измерений выполняемых операций. Это как пытаться управлять автомобилем, основываясь только на инструкции по эксплуатации — здесь руль, там педали и коробка передач. Но чтобы двигаться, мало прочитать инструкцию, нужно вовремя манипулировать рычагами, понимать, как лавировать в потоке и вовремя оценивать и реагировать как на внутренние, так и внешние изменения.

А потенциал для создания такой системы управления, которая могла бы функционировать в условиях быстро меняющейся бизнес—среды, способны обеспечить бизнес—процессы, поддерживаемые специальным ПО – ВРМ—системами. Однако, прежде чем применять автоматизацию посмотрите пристально на ваши бизнес процессы. И оцените их реальное присутствие.

Кардинальные перемены — это всегда революция, ломка привычных устоев и укрепление новых. Это всегда болезненно и не обходится без травматизма. Но если ваша цель — быть лидером, консерватизм и преданность традициям — не лучший союзник.