Бизнес-процессы и принципы их автоматизации

Многие люди, особенно та часть, которая напрямую или косвенно связана с предпринимательской деятельностью, знают об административной структуре управления, дошедшей до наших дней со времен Советского Союза. В такой системе подразделения выполняли четко поставленную перед ними задачу и не отвечали за итоговый результат, что становилось причиной выпуска на потребительский рынок продукции, качество которой можно было определить как «ниже среднего».

Говорить о том, что данная форма управления неэффективна на 100%, нельзя; она имеет право быть. Однако мир с его постоянным прогрессом во всех областях уже давно шагнул вперед, и некоторые вещи невозможно адаптировать под современные реалии. Вспомним Генри Форда, который стал использовать на своих заводах на практике теорию разделения труда, считавшейся на тот момент инновационной. Он механизировал производственный процесс сборки автомобилей, увеличил заработные платы своих сотрудников, при этом, не повысив производительность труда. Сейчас подход, использованный когда-то Фордом, означал бы банкротство предприятия. Раньше не задумывались о желаниях автомобилистов, все машины сходили с конвейера черными. Этому было простое объяснение: черная краска сохла гораздо быстрее. На тот момент задачей было не удовлетворение потребности и желаний клиента, а насыщение новой продукцией американского рынка. Существовал постоянный спрос на автомобили, и Генри Форд старался удовлетворить его. Масштабное производство стало причиной того, что от конечного продукта требовался минимальный набор требований: она должна была «не бить» по карману покупателя, доставлять человека из одной точки в другую. Все, что касалось вопросов комфорта, экономии, дизайна – все это отметалось, как ненужное.

На современном производстве дело обстоит совсем иначе. От сотрудников теперь требуется не только навыки сборки; лучше, если они будут иметь профессиональное образование. Техника за счет технического прогресса стала в разы сложнее, компьютеризировалась; теперь просто соединить основные элементы автомобиля недостаточно, надо еще уметь наладить бесперебойную, и что крайне важно, совместную их работу. Вот здесь и появляется потребность в применении на предприятии процессорного подхода.

Бизнес-процесс: ключевой элемент процессорного подхода

Любую организацию, независимо от ее сферы деятельности, специфики, масштаба, необходимо представлять в виде совокупности отдельных бизнес-процессов, имеющих одну главную цель – достижение конечной цели, пусть это будет производство автомобиля или швейной машинки. Во главе бизнес-процессов должен стоять их владелец.

Если заглянуть в литературу по проектному менеджменту, то под бизнес-процессами принято понимать совокупность отдельных мероприятий, которые направлена на разработку новых продуктов и услуг для удовлетворения потребностей клиентов. Любое предприятие состоит из нескольких ключевых процессов, которые могут быть разбиты на более мелкие. Потребителями таких процессов могут стать, как внешние клиенты, которые не относятся к административной структуре компании, так и внутренние – потребитель, действующий в рамках предприятия.

Для любого руководителя важно четко понимать, кто является потребителем существующих бизнес-процессов, потому что именно он, потребитель, формирует перечень требований, предъявляемых к процессам. Такой клиент не просто определяет какие-то определенные характеристики процесса, он может влиять на факт его существования.

Если обратиться к примеру и рассмотреть предприятие, которое занимается производством бытовой химии, то станет понятно, что выпуск, например, стирального порошка – основное направление деятельности предприятия. Но оно включает в себя множество операцией, связанных с поставкой сырья, производством упаковки и пр. В результате взаимосвязанных процессов появляется готовый продукт – в нашем случае, стиральный порошок. Потребителями данного продукта могут выступать многочисленные оптовые базы и розничные торговые сети.

Результат – ключевая составляющая любого процесса. Отсутствие результата переводит деятельность в разряд бессмысленной траты времени и ресурсов. А вот от того, как организованы бизнес-процессы, и зависит итоговый результат.

Бизнес-процессы стали неотъемлемой частью существования и функционирования любого современного предприятия. Разбиение всего производственного процесса на отдельные, более мелкие, этапы позволяет сократить время выпуска продукции за счет того, что сотрудник занят тем, что больше всего умеет; к тому же это дает возможность человек стать специалистов в конкретной области. Повышается контроль над производственным процессом в целом, так как анализировать отдельные его составляющие и делать соответствующие выводы, внося при необходимости корректировки, намного легче, чем пытаться объять необъятное. Кроме того, разбивка процесса упрощает автоматизацию его операций.

Автоматизация бизнес-процессов – ключ к успеху в современном мире

Для автоматизации бизнес процессов используют BPM-системы. Автоматизация бизнес-процессов выполняет ряд функций:

• Использование IT-технологий сокращает выполнение определенных трудоемких операций;
• За счет уменьшения штата сотрудников сокращаются издержки, что позволяет выпустить на рынок продукт высокого качества по доступной цене;
• Сокращаются затраты;
• Улучшается работа с потребителями нового продукта или услуги, менеджмент быстрее реагирует на рыночные изменения.

Автоматизация должна затронуть абсолютно все аспекты бизнеса и быть экономически обоснованной. Нельзя автоматизировать процесс производства и при этом не затронуть отдел логистики и сбыта, оставив им в качестве основного инструмента деревянные счеты.

Для того, чтобы грамотно автоматизировать процесс производства, руководитель должен отчетливо понимать рынок и тенденции его развития; на его столе должна лежать проработанная стратегия дальнейшего развития предприятия; она должна обосновывать желание автоматизировать все бизнес-процессы.

Руководитель должен понимать, чего он хочет добиться, автоматизировав производство:

• «Удержать» имеющуюся долю рынка;
• Опередить конкурентов;
• Расширить ассортимент выпускаемой продукции.

Когда стратегия развития согласована, необходимо выбрать правильную систему автоматизации. Универсального ответа на вопрос «какая система лучше» не существует, однако существует ряд критериев, которые могут сказать о качестве информационного продукта:

• Система должна обладать функцией проектирования и сопровождения бизнес-процессов;
• Она должна позволять анализировать в режиме реального времени показатели процесса;
• Система должна уметь моделировать бизнес-процесс, который требуется внедрить на предприятии;
• Необходимо наличие возможности маршрутизации, раздачи задач и вызова внешних систем и сервисов;
• Дополнительным преимуществом станет возможность интегрировать кейсы и бизнес-процессов в одной среде.

Система автоматизации не должны вызывать сложностей при ее изучении, она должна иметь простой пользовательский интерфейс, иметь мобильное приложение и взаимодействовать с большинством корпоративных сервисов. Хорошо, если информационный продукт имеет собственный открытый API, с помощью которого расширяются возможности интеграции, включающие поддержку двунаправленных сценариев.

Comindware Business Application Platform – именно тот продукт, который предоставляет широкий набор инструментов для максимально эффективной автоматизации любых бизнес-процессов.